AI Autoresponder: Effektivere E-Mail-Antworten mit KI

Ich würde wetten, auch ihr konntet in den vergangenen Wochen und Monaten dem Thema KI kaum aus dem Weg gehen. Vielleicht sind euch dabei sofort eigene Einsatzmöglichkeiten für die Technologie eingefallen, vielleicht wart ihr aber auch noch etwas ratlos und habt euch gefragt, ob – und wenn ja, wie – KI-Tools euch überhaupt bei der Arbeit helfen können.

Falls ihr zur zweiten Gruppe gehört, habe ich gute Nachrichten für euch: Ich möchte euch in diesem Beitrag ein weiteres, nützliches Einsatzgebiet für KI Tools präsentieren – nämlich den Einsatz als Autoresponder.

Was sind KI Autoresponder?

Die Abkürzung AI (Artificial Intelligence) ist das englischsprachige Gegenstück zu KI, bedeutet also Künstliche Intelligenz. Wenn in den Medien, im Marketing und in der Berufswelt aktuell von künstlicher Intelligenz gesprochen wird, sind damit oft Sprachmodelle gemeint, allen voran natürlich ChatGPT von OpenAI.

Ein Autoresponder ist eine Form der Marketing-Automatisierung, bei der nach einer festgelegten Zeitspanne oder als Reaktion auf eine E-Mail (oder andere sogenannte Trigger) automatisch eine Antwort-E-Mail an einen oder mehrere Empfänger verschickt werden. Man setzt diese Autoresponder einerseits ein, um Zeit zu sparen, andererseits aber auch, weil es überaus wichtig ist, die richtige Mail zur richtigen Zeit zu versenden. In Kombination mit einem Sprachmodell wie ChatGPT könnt ihr diesen Autoresponder teilweise oder vollständig automatisieren – die KI kann den Inhalt einer Mail nämlich ‘verstehen’, einordnen und mit eurer Unterstützung automatisch eine passende Antwort schreiben.

Mit KI-Unterstützung könnt ihr Zeit und Geld beim Verfassen und Versenden von E-Mails sparen – ihr könnt aber auch ins Fettnäpfchen treten, wenn ihr bestimmte Dinge nicht beachtet.

E-Mail Antworten verfassen mit KI: Pro & Kontra

Pro

Ihr spart Zeit

Bestimmt kennt ihr das auch: Manchmal sitzen wir vor einer recht simplen E-Mail – und bei der Antwort sind wir uns trotzdem unsicher, ändern Formulierungen oder schreiben Sätze neu. Mit KI-geschriebenen Antworten habt ihr das Problem nicht. Ihr fügt einfach den Text der E-Mail ein, die ihr beantworten wollt, gebt noch ein paar Anweisungen zum gewünschten Stil und Inhalt, und in Sekundenbruchteilen schreibt die KI eine passende Antwort für euch.

Eure E-Mails sind fehlerfrei

Ob Rechtschreib- und Grammatikfehler oder einfache Vertipper: KI-generierte Antworten sind in dieser Hinsicht fehlerfrei – und das sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.

Es ist (noch) kostenlos

Der beliebteste KI-Texter ist nach wie vor ChatGPT – und dieses Tool könnt ihr aktuell kostenlos nutzen. Als Gratisnutzer kann es aber immer wieder mal vorkommen, dass ihr den Dienst vorübergehend nicht nutzen könnt, weil die Server ausgelastet sind. Diese Beschränkung umgeht ihr mit einem Chat GPT Plus-Abonnement für umgerechnet knapp 20 Euro monatlich. Es ist gut möglich, dass ChatGPT irgendwann nicht mehr kostenlos nutzbar sein wird – das Unternehmen selbst sagt allerdings, dass das zumindest auf absehbare Zeit nicht geplant sei.

Kontra

Ihr müsst eure E-Mails trotzdem manuell versenden

Bisher gibt es unserer Kenntnis nach kein Tool, welches das Schreiben und den Versand von individuellen E-Mails komplett automatisiert. Ohne eine solche Integration müsst ihr den Text der Mail, die ihr beantworten möchtet, in den Browser bzw. das KI Tool kopieren, die Antwort wiederum kopieren, sie in eurem E-Mail Client einfügen und die KI-E-Mail versenden. Wenn ihr besonders viele individuelle Mails beantworten möchtet, kann das immer noch recht viel Zeit in Anspruch nehmen.

Besondere Mails verdienen besondere Beachtung

Bei genauerer Betrachtung ist es wahrscheinlich ohnehin keine gute Idee, euren kompletten E-Mail-Versand zu automatisieren, denn: Komplexe, sensible oder besonders wichtige E-Mails verdienen auch besondere Zuwendung. Ihr wollt ja sicherlich nicht, dass ihr Kunden oder Geschäftspartnern gegenüber falsche Daten zu Lieferterminen nennt oder andere unhaltbare Versprechen macht. Deshalb solltet ihr die Beantwortung solcher E-Mails auch besser einem Menschen überlassen.

Die Formulierungen können noch holprig sein

Wenn ihr die KI mit möglichst präzisen Vorgaben – sogenannten Prompts – füttert, wird sie recht zuverlässig passende Antworten liefern. Trotzdem wird es immer wieder vorkommen, dass bestimmte Formulierungen oder ganze Sätze holprig, hölzern oder ‘unecht’ klingen. Dann müsst ihr entweder neue Antworten generieren lassen, eure Prompts verfeinern oder den textlichen Feinschliff selbst übernehmen.

KI Autoresponder Tools: Die Top 5 im Überblick

Mailytica

Das deutsche Unternehmen Mailytica bietet ein sehr mächtiges KI Autoresponder-Tool. Der KI E-Mail Autoresponder von Mailytica prüft den Inhalt eingehender E-Mails und ordnet diese dann entsprechenden Kategorien zu. Gemäß vordefinierten Regeln kann der KI Autoresponder dann automatisch und individuell auf bestimmte E-Mails antworten, beispielsweise mit einer Willkommens- oder Bestätigungs-E-Mail. Dabei könnt ihr sogar einen typischen Zeitrahmen für die Beantwortung der Reklamation angeben und trotzdem individualisierte E-Mails erhalten. Der selbstlernende Algorithmus hinter dem Tool lernt mit der Zeit dazu und wird immer präziser bei der Kategorisierung von E-Mails. So soll das Tool eine schnelle und individualisierte Erstkommunikation ermöglichen.

Über eine ChatGPT-Integration soll das Tool sogar auch automatisiert Antwortvorschläge auf E-Mails mit komplexen Sachverhalten schreiben können. Die automatisch generierte Antwort wird dann als Entwurf gespeichert und kann vor dem Versenden noch angepasst werden. Für ein so vielseitiges Tool müsst ihr allerdings auch entsprechend tief in die Tasche greifen: Das Paket mit bis zu 15.000 E-Mails pro Monat kostet 399 Euro monatlich.

Autoresponder.ai

Autoresponder.ai ist ein Tool, das KI-generierte Chat-Antworten automatisch über die großen Messenger versendet. Zu den unterstützten Messengern gehören Whatsapp, Facebook Messenger, Instagram, Signal, Telegram und Viber – E-Mails kann das Tool aber leider nicht beantworten. Zudem funktioniert die App nur auf Android-Smartphones, eine Desktop- oder iOS-Version gibt es nicht.

Um Autoresponder.ai zu nutzen, gebt ihr Trigger vor, die eine Antwort auslösen sollen – beispielsweise bestimmte Keywords. Anschließend könnt ihr eine passende Antwort schreiben, die versendet werden soll, oder ihr könnt Autoresponder.ai an ChatGPT anbinden und KI-Antworten generieren lassen. Wenn ihr unbegrenzt Antworten verschicken möchtet, kostet das Tool rund 7 Euro monatlich – der Preis variiert aber laut Website je nach eurem Heimatland. Zudem ist das Tool bislang nur auf Englisch verfügbar.

Mailbutler

Mailbutler ist ein Anbieter von E-Mail-Marketing Tools, zu denen seit diesem Jahr auch der sogenannte Smart Assistant gehört. Dieser umfasst eine KI, die euch dabei hilft, E-Mails zu verfassen und zu beantworten. Dazu wählt ihr eine E-Mail aus, die ihr beantworten möchtet, und wählt aus, ob ihr positiv’ oder ‘negativ’ antworten möchtet. Für die Erstellung einer kompletten Mail könnt ihr die KI in einem Textfeld mit den wichtigsten Infos füttern und das Tool verfasst eine passende Nachricht für euch.

Mailbutler verwendet für das Tool laut seiner Website eine KI von OpenAI – es dürfte sich also um ein GPT-basiertes Tool mit einer speziellen Eingabemaske und einer Integration für die gängigsten E-Mail-Clients handeln. Das Tool kostet 15,54 Euro pro Monat und pro Nutzer.

AI Mailer

AI Mailer ist eine kleine, kostenlose Web App, die euch dabei hilft, E-Mails zu verfassen. Dazu müsst ihr lediglich die Website aufrufen, eine Betreffzeile oder ein Thema für eure Mail angeben und die gewünschte Tonalität auswählen. Die GPT-basierte KI schreibt dann eine E-Mail für euch.

Es gibt bei AI Mailer leider keine Möglichkeit, bereits geschriebenen Text noch weiter zu verfeinern oder Einzelheiten anzupassen. Insgesamt ist der Funktionsumfang dieses Tools ziemlich eingeschränkt, aber es ist ja auch kostenlos – ihr seid jedoch wahrscheinlich genauso gut damit beraten, einfach ChatGPT zu verwenden.

GetResponse

Wir wären wohl kaum GetResponse, wenn unsere Entwickler sich nicht Gedanken darüber gemacht hätten, wie KI eure Arbeit einfacher und unkomplizierter machen kann. Das haben sie aber – und deshalb bietet das GetResponse Marketing Tool mit dem KI E-Mail Generator natürlich auch die Möglichkeit, Autoresponder mit KI-Unterstützung zu erstellen.

Dazu müsst ihr im KI E-Mail Generator lediglich die wichtigsten Keywords angeben, die eure gewünschte Nachricht beschreiben, sowie eine passende Kategorie, Zielgruppe und die Art der E-Mail auswählen, die die KI für euch erstellen soll. Das Beste daran: Der KI E-Mail Generator schreibt nicht nur den Text für euch, sondern gestaltet auf Wunsch auch gleich die ganze E-Mail – inklusive Betreffzeile (Stichwort A/B Tests!), Design und sogar mit passenden Bildern. Das Tool ist in allen Konten mit gebührenpflichtigen Plänen enthalten und kostet somit ab 13,12 Euro monatlich. Zusätzlich mit an Bord sind dann aber auch der Website und Landing Page Builder, der GetResponse Autoresponder, unser Tool für die Erstellung von Anmeldeformularen und Pop-ups und einige weitere Tools.

So lässt du deine E-Mail-Antworten von KI generieren

Mit dem GetResponse KI E-Mail Generator Antworten automatisch erstellen zu lassen ist ganz simpel. Mit diesem Beispiel zeige ich euch, wie ihr dabei verfahren könnt:

Wir möchten für unseren Autoresponder eine Jubiläums-Mail generieren. Die Empfänger feiern ihr einjähriges Abonnement unseres Online Marketing Newsletters gratuliert.

Im KI E-Mail Generator geben wir die entsprechenden Informationen ein – ich versuche es mit folgenden Keywords: ‘Jubiläum, einjähriges Newsletter-Abonnement’. Als Kategorie wähle ich ‘Marketing Coaching’ aus. Die Mail richtet sich an ‘Online Marketing Experten’. Als Typ der E-Mail wähle ich ‘Ankündigung’ aus, da dies ganz gut zu unserem Vorhaben passt.

Nun wähle ich aus, wie die E-Mail klingen soll – ‘freundlich’ oder ‘inspirierend’ scheinen mir am passendsten, ich entscheide mich für ‘freundlich’.

Nun gebe ich ein Design vor: Die E-Mail soll recht simpel sein, also genügt eine Spalte. Die Farben der Mail sollen außerdem ‘modern’ sein, da das am besten zu unserer Marke passt.

Das war’s schon! Nun kannst du bei Bedarf noch einige persönliche Anpassungen vornehmen – danach kannst du einfach auf ‘Senden’ klicken oder die Mail speichern und einer E-Mail-Kampagne hinzufügen.

E-Mail-Antworten mit KI-Unterstützung: Hilfreich, zeitsparend und günstig

KI Autoresponder bieten zweifellos zahlreiche Vorteile für euren Workflow, euer E-Mail-Marketing und so letztlich auch für euren Kundenservice: Sie sparen Zeit und garantieren fehlerfreie Texte – und das oft sogar in mehreren Sprachen. Tools wie Mailytica ermöglichen sogar die automatische Kategorisierung von Mails und können auch komplexere E-Mails recht zuverlässig beantworten – dafür kosten solche Tools aber auch recht viel. GetResponse geht mit dem KI E-Mail Generator sogar noch einen Schritt weiter, indem es nicht nur das Schreiben, sondern auch das Designen von E-Mails automatisiert.

Dabei solltet ihr jedoch berücksichtigen, dass KI-generierte Antworten nicht in jeder Situation passend sind. Komplexe oder sensible Anfragen erfordern Feinfühligkeit, Fachwissen, individuelle Zuwendung und menschliche Empathie – also Dinge, die eine KI nicht leisten kann.

So oder so: KI Autoresponder sind bemerkenswert vielseitige, leistungsstarke Tools für ein modernes und vielseitiges E-Mail-Marketing. Probiert die neuesten Online Marketing Technologien doch gleich mal aus – mit einem kostenlosen GetResponse-Konto. Wir wünschen viel Spaß!

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