Mit deinen eigenen E-Mail-Vorlagen kannst Du im Online Marketing so richtig durchstarten – und das nicht nur, weil Du damit jede Menge Zeit sparst!
In diesem Beitrag möchten wir dir die wichtigsten Grundlagen rund um die Erstellung von E-Mail-Vorlagen präsentieren: Was versteht man unter E-Mail Templates und was sind ihre Vorteile? Für welche Arten von Mails kann ich Vorlagen verwenden – und worauf sollte ich bei der Gestaltung unbedingt achten? Außerdem präsentieren wir dir einige unserer liebsten E-Mail Vorlagen aus der GetResponse-Bibliothek und erklären dir, was diese Vorlagen so hochkonvertierend macht.
Lass uns gleich loslegen – hier findest Du einen Überblick über den Inhalt dieses Beitrags:
Die Vorteile eigener E-Mail Vorlagen
Zeitersparnis
Der wohl wichtigste Vorteil von E-Mail Templates sollte auf der Hand liegen: Mit einer eigenen E-Mail-Vorlage für wiederkehrende Mails sparst Du jede Menge Zeit. Mit einem E-Mail Marketing Tool wie dem von GetResponse musst du in deiner Newsletter-Vorlage nur noch die Stellen kennzeichnen, die mit dynamischen Inhalten wie beispielsweise dem Namen des Empfängers gefüllt werden. Danach verschicken sich die Mails wie von selbst, ohne dass Du jedes Mal wieder bei null anfangen müsstest.
Professionelles Design
Wenn Du dich mit einer Mail an deine Kontakte wendest, dann jawohl weil Du damit etwas erzielen möchtest – zum Beispiel Informationen teilen oder deine Kontakte zum Kauf zu bewegen. Damit deine Mail genau das tut, was sie tun soll, nämlich zu konvertieren, sollte sie allerdings professionell gestaltet sein. Die Einhaltung bestimmter gestalterischer Praktiken, Trends und Designregeln gewährleistet, dass deine Kontakte deine Mails auf einen Blick verstehen können und ihnen jederzeit klar ist, was sie tun können oder sollen. Dies zu erreichen ist bedeutend einfacher mit einer sorgfältig gestalteten E-Mail-Vorlage.
Einheitlichkeit & Branding
Wenn deine E-Mail-Nachrichten im Posteingang deiner Empfänger landen, sollen sie sofort wissen, dass diese Mail von dir bzw. deinem Unternehmen stammt. Diesen Effekt erzielst Du, indem Du deinen Mails ein einheitliches Branding verpasst, am liebsten in deinem eigenen Corporate Design. E-Mail Templates helfen dir dabei: Du musst nur einmal die optischen Gestaltungsrichtlinien für deine E-Mail-Vorlagen festlegen, danach kannst du diese Richtlinien auf alle weiteren Vorlagen übertragen – so sehen am Ende alle E-Mails aus wie aus einem Guss.
Für welche Arten von Marketing E-Mails du eine wiederverwendbare Vorlage erstellen solltest
Letztlich kannst Du für jede nur denkbare Art von Marketing E-Mail eine Vorlage bauen – bei sehr speziellen Mails, die Du nur einige wenige Male versendest, ist der Aufwand im Verhältnis zum Nutzen aber womöglich zu hoch.
Dementsprechend eignen sich E-Mail Vorlagen besonders gut für wiederkehrende Mails, die Du an (fast) jeden deiner Kontakte oder in regelmäßigen Abständen versenden möchtest. Dazu gehören beispielsweise folgende Arten von Marketing Mails:
- Begrüßungsmails
- Autoresponder (“Danke für deine Nachricht”, etc.)
- Bestellbestätigungen
- Rückgewinnungsmails
- Geburtstagsmails
- Feedback-E-Mails
Wenn Du für diese Arten von Mails ein Template erstellst, kannst Du jede Menge Zeit sparen und hast somit mehr Freiraum für andere Aufgaben – oder für Freizeit!
E-Mail Vorlage erstellen in GetResponse
Mit dem E-Mail Marketing Tool von GetResponse wird das Erstellen einer E-Mail Vorlage zum Kinderspiel. Wir wollen dich mit diesem Beispiel Schritt für Schritt durch die Erstellung einer E-Mail-Vorlage begleiten.
- Navigiere in deinem GetResponse-Dashboard zum E-Mail Marketing Tool. Dort klickst Du auf “Meine Vorlagen” und dann auf “Vorlage erstellen”. Du wirst aufgefordert, der Vorlage einen Namen zu geben.
- Nun hast Du die Auswahl zwischen vorgefertigten und leeren Vorlagen. Wir wollen für dieses Beispiel ganz von vorn anfangen und wählen “Leere Vorlagen”.
- Nun steckst Du schon mitten in der Gestaltung deiner Vorlage! Mit dem intuitiven Drag-and-Drop-Editor kannst Du deine Mail jetzt mit zusätzlichen Sektionen, Hintergrundbildern, Überschriften, Texten und Inhaltsbildern bestücken. Dabei können wir auch auf die GetResponse-Fotobibliothek zurückgreifen.
- Wir wollen in diesem Beispiel eine Vorlage für eine Begrüßungsmail erstellen, die Kontakte erhalten, nachdem sie den Newsletter eines (fiktiven) Pflanzenhändlers abonniert haben. Dazu gestalten wir den Kopfbereich mit einem Bild und einer Begrüßung. Darauf folgt eine einspaltige Sektion, in der wir unseren Kontakt mit seinem Vornamen begrüßen. Danach soll eine dreispaltige Sektion folgen, in der wir drei unserer besonders beliebten Blog-Artikel kurz vorstellen – natürlich inklusive Link zu den jeweiligen Artikeln.
- Wenn alle Inhalte, die wir kommunizieren möchten, in die Mail eingebaut wurden, können wir die Mail responsiv gestalten und uns mit dem Vorschau-Tool ansehen, wie die Mail am Ende auf unterschiedlichen Endgeräten aussehen würde.
- Nun musst Du nur noch speichern – und das war‘s! Deine Mail-Vorlage steht dir jetzt unter “Meine Vorlagen” zur Verfügung und kann versendet werden.
E-Mail-Vorlagen: Beispiele zur Inspiration
Um dir ein paar Beispiele zur Inspiration an die Hand zu geben, haben wir uns in unserer E-Mail-Vorlagen-Bibliothek umgesehen. Hier folgen nun drei unserer liebsten E-Mail-Vorlagen mit unserer Meinung dazu, was diese so nützlich macht.
Für detailliertere Newsletter-Beispiele, kannst du unseren Newsletter Inspo Post lesen.
Diese Mail-Vorlage punktet mit einem sehr wirksamen, bildstarken Above-the-Fold- Bereich: Der Empfänger der Mail sieht sofort, worum es geht – dank gut lesbaren Headlines, passendem Bild und wenig optischer Ablenkung. Den Coupon-Code und die Rahmenbedingungen für den Rabatt gibt es dann weiter unten in der Mail.
Trotz der lebendigen Mischung aus Hintergrundbild, Inhaltsbildern und Texten bleibt diese Mail-Vorlage schön strukturiert und übersichtlich. Grund dafür ist der zweispaltige Aufbau, bei dem Bild- und Textelemente ihre Position abwechseln.
Hier fällt eines besonders ins Auge: Der auffällige Call-to-Action (CTA). Und so soll es auch sein! Diese Vorlage überzeugt mit einem extrem dunkel gehaltenen Design, bei dem lediglich die “Black Friday Sale”-Grafik und der farblich hervorgehobene CTA-Button ins Auge springen. So besteht beim Empfänger kein Zweifel mehr daran, was zu tun ist – nämlich dem Link zu folgen.
Übrigens: Wenn du tolle Newsletter zum Black Friday und Cyber Monday gestalten willst, haben wir hier die Top-Tipps für dich!
Gestaltungs-Tipps für Marketing E-Mails
Grundlegendes zum E-Mail-Layout
Wenn wir über die Gestaltung von Marketing E-Mails sprechen, müssen wir zwischen dem Layout und den Inhalten differenzieren – beide können auf unterschiedliche Arten gestaltet werden.
Das Layout bezeichnet das ‘Grundgerüst’ der E-Mail, in das später die Inhalte eingebaut werden. Generell sollte eine E-Mail aus drei Teilen bestehen:
- Kopfbereich
- Hauptteil
- Fußbereich/Fußzeile
Diese Bereiche können dann nochmal in Spalten unterteilt werden. Der Kopf- und Fußbereich sind meistens einspaltig, der Hauptteil kann jedoch einspaltig, mehrspaltig oder beides sein. Die Breite deiner Mail sollte irgendwo zwischen 500 und 700 Pixeln liegen, damit sie möglichst in allen E-Mail-Clients korrekt dargestellt wird.
Wenn wir vom Kopfbereich der Mail sprechen, meinen wir damit im vorliegenden Kontext nicht die Kopfzeile (Header), welche Informationen über den Absender, den Versandzeitpunkt und so weiter enthält, sondern den gesamten Kopfbereich der Mail. Dieser Kopfbereich zählt zum Above-the-Fold-Bereich – so bezeichnet man den Teil einer Website oder einer Mail, den der Nutzer sofort sehen kann, ohne scrollen zu müssen. Der Kopfbereich der Mail sollte sofort klarmachen, von wem die Mail stammt (bspw. durch dein Logo) und bestenfalls auch, worum es in der Mail geht.
Der Hauptteil einer E-Mail enthält den eigentlichen Inhalt der Mail. Das könnte beispielsweise einfach nur ein einspaltiges Textfeld sein. Wenn Du etwas mehr zu sagen oder zu zeigen hast, kannst du einzelne Sektionen oder auch den gesamten Hauptteil der Mail in mehrere Spalten aufteilen – so kannst Du dann beispielsweise Bilder, Links oder Buttons unterbringen – aber Vorsicht: Weniger ist bei einer E-Mail oft mehr. Darauf kommen wir später noch zurück.
In der Fußzeile wirst Du normalerweise keine der zentralen Botschaften einer E-Mail entdecken. Stattdessen enthält die Fußzeile bestimmte Angaben, die rechtlich vorgegeben sind: So müssen Marketing- und Transaktions-E-Mails in der Fußzeile stets ein Impressum und einen Abmeldelink enthalten. Aber keine Sorge: GetResponse übernimmt das bei der Erstellung von Mails automatisch für dich.
Das Layout steht – nun kommen die Inhalte
Wenn Du das Layout als Grundgerüst deiner Mail aufgebaut hast, kannst Du dich an die Inhalte machen. Inhalte deiner Mail können Texte, Bilder, aber auch Videos sein.
Fotos sind eine tolle Gestaltungs- und Strukturierungshilfe in Mails: Wir können Sie in der Regel schneller erfassen und einordnen als Texte. Dabei kannst Du kleinere Bilder in deine Mails einbauen, die die Mail in einzelne Abschnitte unterteilen, Produkte präsentieren oder eine Vorschau darauf geben, was sich beispielsweise hinter einem Link verbirgt. Du kannst Bilder auch großflächig als Hintergrund für deine Mails verwenden – das macht sie optisch interessanter und lebendiger. Achte bei deinen Bildern aber darauf, dass sie im JPG- oder PNG-Format sind, damit sie korrekt dargestellt werden können. Zudem sollten die Bilder keinesfalls größer als 1 MB sein – je weniger Speicher die Bilder verbrauchen, desto besser für den Versand, die Zustellung und die Öffnungsrate der Mails.
Du solltest dir außerdem darüber bewusst sein, dass jedes Bild, das du in eine Mail baust, auch eine zusätzliche Schwachstelle ist: Bilder können beispielsweise vom Mail-Client geblockt werden oder schlichtweg nicht funktionieren bzw. nicht korrekt laden. Wenn deine Mail sich ausschließlich auf Bilder zur Kommunikation verlässt, und diese beim Empfänger nicht korrekt angezeigt werden, hast Du also ein Problem.
Die Texte in deiner Mail sollten – sowohl inhaltlich als auch hinsichtlich der verwendeten Schriftarten und Farben – gut zu lesen sein und dem Leser eindeutig vermitteln, was Du von ihm möchtest. Dabei sollte die Tonalität deiner Texte zu deinen Produkten, deiner Kundengruppe und deinem Unternehmen passen. Ein kleiner Tipp von uns: Es ist besser, pro Mail nur ein Fokusthema bzw. eine zentrale Aussage zu haben, statt zu versuchen, mehrere Themen in einer Mail abzuarbeiten.
Responsives Design – Auf allen Endgeräten gut ankommen
Gerade in der Altersgruppe bis 35 Jahre werden die meisten Mails auf dem Smartphone gelesen. Aber auch in der Altersgruppe von 36 bis 69 Jahren geben knapp drei Viertel der Befragten an, E-Mails auf dem Smartphone zu empfangen und zu lesen. Um möglichst allen Empfängern deiner Mails ein angenehmes und informatives Erlebnis bieten zu können, egal, ob sie auf dem Desktop-PC, dem Tablet oder dem Smartphone ihre Mails lesen, lautet das Zauberwort: Responsives Design.
Wenn deine Mails responsiv gestaltet sind, wird man sie auf so gut wie allen Endgeräten problemlos lesen können. Keine Sorge: Mit einem E-Mail Marketing Tool wie dem von GetResponse kannst Du deine Mail-Vorlagen mit nur wenigen Klicks responsiv gestalten – und die vorgefertigen E-Mail-Templates, die wir im Programm haben, sind auch von vornherein responsiv.
Formen, Farben, Bilder – die Designsprache deiner Mail-Vorlagen
Die Mail-Vorlagen, die Du erstellst, sollen vor allem eines: Gelesen werden. Damit das auch tatsächlich passiert – und dem Leser eine Freude macht, statt ihn zu frustrieren – solltest Du dich an die gängigen Regeln für gutes Design und ansprechende Gestaltung halten.
Das bedeutet beispielsweise: Benutze nicht zu viele kontrastierende Farben in deinen E-Mails, denn das wirkt unruhig, wenig ansprechend und ist schwierig zu lesen. Der Text in deinen Mails sollte weder zu groß, noch zu klein sein. Die von dir verwendeten Schriftarten sollten sich ebenfalls gut lesen lassen. Und wenn dein Produkt oder Service sich beispielsweise an Menschen mittleren bis höheren Alters richtet, solltest Du die Mail dementsprechend nicht so gestalten, als würdest Du Skateboards an 16-Jährige verkaufen wollen – und andersherum.
Die Grundlagen guter und passender Gestaltung sollten jedem Grafikdesigner geläufig sein. Wenn Du selbst ganz unerfahren in Sachen Gestaltung bist, wende dich also am besten an einen Kollegen – oder verlass dich einfach auf die Vorlagenbibliothek von GetResponse. Die E-Mail-Vorlagen, die Du hier findest, wurden von professionellen Designern mit genau diesen Regeln im Hinterkopf erstellt.
P.S.: Wenn Du nun neugierig geworden bist und tiefer ins E-Mail Marketing einsteigen möchtest, ist unser Leitfaden „E-Mail Marketing Tipps für Einsteiger“ genau das richtige für dich!
FAQ: Email Vorlage erstellen – die häufigsten Fragen
Wie kann ich eine E-Mail gestalten?
Wenn Du über Bilder, Texte, ein Gespür für Design und natürlich eine entsprechende Kontaktliste verfügst, kannst Du eine E-Mail beispielsweise auch in Microsoft Outlook gestalten. Dann benötigst Du allerdings umfassende HTML-Kenntnisse. Wenn Du es dir leichter machen willst, kannst Du eine E-Mail auch ganz simpel via Drag-and-Drop-Editor gestalten – das funktioniert mit einem E-Mail Marketing Tool wie dem von GetResponse.
Wie kann ich bei Gmail eine Vorlage erstellen?
Um mit Gmail eine E-Mail-Vorlage zu erstellen, musst Du zunächst über das kleine Zahnradsymbol “Alle Einstellungen aufrufen”. Unter dem Punkt “Erweitert” findest Du den Punkt “Vorlagen” – diesen musst Du aktivieren. Dann speicherst Du deine Änderungen. Nun kannst Du eine Mail verfassen und gestalten. Wenn Du damit fertig bist, klickst Du auf die drei Punkte unten rechts. Von dort dann auf “Vorlage” und “Entwurf als Vorlage speichern”.
Was sind E-Mail Templates?
“Template” ist englisch für “Vorlage” – E-Mail Templates sind also nichts anderes als E-Mail-Vorlagen. Wenn Du ein und dieselbe E-Mail (ggf. mit leichten Änderungen) an viele Empfänger versenden möchtest, bieten sich dafür solche Vorlagen oder Templates an.
Wo finde ich die Outlook Vorlagen?
In Microsoft Outlook findest Du die Vorlagen unter “Neue Elemente” > “Weitere Elemente” > “Formular”. Im Dialogfeld “Formular auswählen” klickst Du unter “Suchen in” auf “Vorlagen im Dateisystem”. Dort findest Du die Outlook Vorlagen.