Effektive Tipps für Rundmails: So erreichst du alle Empfänger

Rundmails sind eine Art Megafon für den Büro- und Arbeitsalltag. Eine Rundmail ist allerdings keine Massenmail – und umgekehrt. Worin der Unterschied liegt und wie du sicherstellen kannst, dass deine Rundmail auch alle Empfänger DSGVO-konform erreicht, erfährst du in diesem Beitrag.

Was ist eine Rundmail?

Eine Rundmail ist das digitale Äquivalent zu einem Rundschreiben. Es handelt sich also um ein Schreiben, das an mehrere Empfänger verschickt wird und dabei meist unverändert bleibt.

Eine Rundmail unterscheidet sich in mehrerlei Hinsicht von einer Massenmail: Massenmails sind in der Regel ein Instrument des E-Mail Marketings. Massenmails können an kleinere Empfängergruppen versendet werden, aber auch an zehntausende oder gar Millionen von Empfängern. Massenmails enthalten außerdem häufig Elemente der Personalisierung, zum Beispiel in der Begrüßung, und werden deshalb häufig mit einem E-Mail Marketing Tool versendet.

Rundmails sind meist nicht personalisiert, sondern werden in unveränderter Form an alle Empfänger geschickt. Rundmails können zwar auch Werbezwecken dienen, meistens haben sie aber einen rein informativen oder organisatorischen Hintergrund. Deshalb werden Rundmails in der Regel auch innerhalb einer Organisation verschickt, zum Beispiel an alle Mitarbeiter einer Firma, um über bestimmte Ereignisse, Veränderungen oder Pläne zu informieren. Rundmails können aber auch für Empfänger außerhalb der eigenen Organisation gedacht sein, etwa beim Versand von Pressemitteilungen.

Rundmail, Sammelmail, Massenmail – wo liegt der Unterschied?

Drei Begriffe, die Verwirrung stiften können: Rundmail, Massenmail und Sammelmail klingen ähnlich, sind aber nicht das Gleiche. Die Unterschiede im Überblick:

• Eine Rundmail hat einen informativen oder organisatorischen Charakter und wird meist unverändert an eine (begrenzte) Gruppe von Empfängern verschickt. Man bezeichnet sie auch als Sammelmail.
  
  
• Eine Massenmail wird meist an große Gruppen von Menschen verschickt, die nicht persönlich miteinander bekannt sind. Massenmails haben oft einen werblichen Charakter oder dienen nicht ausschließlich der Informationsvermittlung.

So erstellst du eine DSGVO-konforme Rundmail

E-Mail schreiben, mehrere Empfänger eintragen, abschicken – fertig! Es könnte so einfach sein, ist es aber leider nicht. Zumindest dann, wenn du auf den Datenschutz achten möchtest: In vielen Fällen ist es wünschenswert, dass der Empfänger einer Rundmail nicht sieht, an welche anderen E-Mail-Adressen die Mail sonst noch gegangen ist.

Um dafür zu sorgen, dass nicht jeder Empfänger die Adressen aller anderen Empfänger sehen kann, musst du wie folgt vorgehen:

1. Empfängerliste vorbereiten

Trage alle E-Mail-Adressen zusammen, an die deine Rundmail verschickt werden soll. Ob du das in einem simplen Textdokument machst oder über die Kontaktliste eines E-Mail Marketing Tools, ist zunächst zweitrangig.

2. Rundmail erstellen

Verfasse die E-Mail, die du versenden möchtest. Dazu gehören auch eine interessante – oder zumindest aufschlussreiche – Betreffzeile und eine neutrale Begrüßung.

3. Empfänger eintragen

Trage deine eigene(!) E-Mail-Adresse in das “An”-Feld deines E-Mail-Programms ein. Alle anderen Empfänger der Rundmail trägst du im Feld “Bcc” ein.

“Bcc” steht für “Blind Carbon Copy” oder “Blindkopie” – E-Mail-Empfänger können ihre eigene Adresse und die Adressen anderer Empfänger, die im Bcc-Feld eingetragen sind, nicht sehen. Somit sehen die Empfänger nur deine eigene E-Mail-Adresse, die du im Feld “An” eingetragen hast.

4. Rundmail versenden

Das war’s! Wenn du nur deine eigene Adresse im “An”-Feld und alle anderen Adressen im “Bcc”-Feld eingetragen hast, weiß außer dir niemand, an wen die Mail noch verschickt wurde.

Software-Tools für Rundmails: Auf diese Funktionen kommt es an

Wenn du nur gelegentlich eine Rundmail versenden musst, bieten die meisten gängigen E-Mail Clients bereits die nötigen Voraussetzungen dafür. So kannst du mit der BCC-Methode, die ich oben beschrieben habe, in so gut wie allen E-Mail-Programmen eine Rundmail versenden.

Wenn du regelmäßig Rundmails verschickst oder dir zusätzliche Optionen wünschst, etwa den Versand von Rundmails an spezifische Kontaktlisten, kann es sein, dass du auf spezielle Tools zurückgreifen musst, die die gewünschten Funktionen bieten.

Schauen wir uns an, welche Funktionen ein Software-Tool für Rundmails beherrschen sollte:

• Rundmail-Funktion: Diese Funktion bieten die meisten E-Mail Clients über das BCC-Feld. Manche E-Mail-Programme bieten außerdem eine eigene Funktion zum Versand von Rundmails – im beliebten Programm Microsoft Outlook heißt die Funktion beispielsweise “Serienbrief”. Du findest sie unter “Optionen”, wenn du eine neue E-Mail schreibst.
  
  
• Personalisierung: Obwohl es sich ‘nur’ um eine Rundmail handelt, kann es sein, dass du diese dennoch personalisieren möchtest – zum Beispiel wenn du die Einladung zur Firmen-Sommerfeier mit einer persönlichen Grußformel individualisieren möchtest. Microsoft Outlook bietet die Funktion unter der Bezeichnung “Grußformel”. Mit E-Mail Marketing Tools wie GetResponse kannst du deine Rundmails ebenfalls unkompliziert personalisieren, beispielsweise mit dem Geschlecht oder Wohnort des Empfängers, sofern du über diese Daten verfügst.
  
  
• Verteilerlisten: Ein gutes E-Mail Tool ermöglicht dir die Erstellung von und den Versand an spezifische Verteilerlisten. Das ist zum Beispiel immer dann nützlich, wenn deine Rundmail nur an eine bestimmte Abteilung in deiner Firma versendet werden soll. Ein wirklich gutes E-Mail Tool gestattet es dir, dieser Verteilerlisten (oder Segmente) auf Basis verschiedenster Merkmale zu erstellen oder sogar automatisch erstellen zu lassen. Bei GetResponse kannst du Kontakte beispielsweise auch basierend auf benutzerdefinierten Daten, Tags, Punkteständen oder bestimmten vorausgegangenen Aktionen (z.B. “Hat an der Mitarbeiterbefragung teilgenommen”) in einzelne Verteilerlisten einordnen.
  
  
• Öffnungsraten: Je nachdem, wie wichtig bzw. drängend deine Rundmail ist, kann es sinnvoll sein, Auskunft über die Öffnungsraten deiner Rundmail zu erhalten. Typische E-Mail Clients wie Outlook bieten diese Funktion in der Regel nicht – E-Mail Marketing Tools wie GetResponse hingegen schon.

Rundmails erfolgreich zustellen: Tipps und Best Practices

Wenn du sicherstellen möchtest, dass deine Rundmail zuverlässig im Posteingang deiner Empfänger landet, nicht im Spam-Ordner verloren geht und auch korrekt angezeigt wird, solltest du einige Tipps und Best Practices beachten:

• Nutze eine seriöse Absenderadresse: Verwende eine echte E-Mail-Adresse mit einer vertrauenswürdigen Domain, um deine Rundmails zu versenden. Deine Firmen-Mail-Adresse sollte funktionieren – bei Freemail-Anbietern kann der Versand bei einer entsprechenden Anzahl Empfänger hingegen problematisch werden.
  
  
• Vermeide Spam-Begriffe: Typische Spam-Begriffe wie „GRATIS“, „100 % kostenlos“ und dergleichen können in manchen Posteingängen Spamfilter auslösen. Halte deine Betreffzeile deshalb möglichst klar und seriös.
  
  
• Übertreib es nicht: Wenn du eine Rundmail an besonders viele Empfänger auf einmal verschicken möchtest, kann es sinnvoll sein, auf ein E-Mail Marketing Tool zu setzen. Bei Rundmails, die über kostenlose E-Mail-Anbieter wie GMX oder Gmail verschickt werden, kann der Versand von zu vielen Mails gleichzeitig als Spamversuch gewertet werden.
  
  
• Führe einen Testversand durch: Falls du Probleme beim Versand deiner Rundmail haben solltest, versuche es mit einer Testmail: Schicke diese am besten an unterschiedliche E-Mail-Anbieter, um zu prüfen, ob sie überall ankommt und korrekt angezeigt wird, oder ob bestimmte Anbieter Probleme bereiten.

So kommt deine Rundmail überall gut an

Du siehst: Rundmails und Massenmails unterscheiden sich in einigen wichtigen Punkten voneinander – vor allem hinsichtlich ihres Zwecks (reine Information vs. Marketing) und ihrer Empfänger (geschlossene Empfängergruppen vs. riesige Kontaktlisten).

Simple Rundmails kannst du mit nahezu allen E-Mail-Programmen problemlos versenden. Dann solltest du in bestimmten Fällen aber darauf achten, dass die Empfänger nicht sehen können, an wen die Rundmail sonst noch versendet wurde, um Datenschutzbedenken aus dem Weg zu räumen.

Wenn du besonders viele Empfänger anschreiben möchtest oder besondere Erwartungen an deine Rundmails hast, beispielsweise was das Design oder den Grad der Personalisierung betrifft, kann es sinnvoll sein, auf ein professionelles E-Mail Tool zurückzugreifen. So stehen dir zahlreiche Individualisierungsoptionen hinsichtlich der Gestaltung, Personalisierung, dem Versand und der Auswertung deiner Rundmails zur Verfügung.

GetResponse bietet dir diese und zahlreiche weitere Optionen und Möglichkeiten, mit denen du deinen E-Mail-Versand auf die nächste Stufe heben kannst. Probier es doch gleich mal aus – du kannst alle GetResponse-Funktionen 30 Tage lang kostenlos ausprobieren!

FAQ: Die wichtigsten Fragen und Antworten zu Rundmails

Was ist eine Rundmail?

Eine Rundmail ist eine E-Mail, die an mehrere Empfänger gleichzeitig geschickt wird – häufig im beruflichen oder organisatorischen Kontext. Rundmails richten sich also an klar definierte Gruppen wie Mitarbeiter oder Vereinsmitglieder. Damit unterscheidet sich die Rundmail von einer Massenmail oder einem Newsletter, der eher als regelmäßig versendetes Marketinginstrument dient.

Was muss ich beim Versand einer Rundmail rechtlich beachten?

Auch wenn eine Rundmail nur firmenintern versendet wird, solltest du auf den Datenschutz achten. Verwende deshalb das BCC-Feld und nicht das CC-Feld, um die Empfänger einzutragen. Bei geschäftlichen Rundmails an externe Adressen solltest du auch eine Signatur und ein Impressum nutzen.

Wie vermeide ich, dass meine Rundmail im Spam-Ordner landet?

Du vermeidest es, im Spam-Ordner zu landen, wenn du die typischen Spam-Signale umschiffst:

• Verzichte auf reißerische Betreffzeilen (z. B. „JETZT KAUFEN!“)
• Nutze eine seriöse Absenderadresse
• Begrenze die Anzahl an Links in deiner Rundmail