¿Cómo sincronizar contactos entre GetResponse y Microsoft Dynamics 365? MAX Video

Puede integrar fácilmente su cuenta GetResponse con Microsoft Dynamics 365. La integración le permitirá sincronizar contactos entre las dos plataformas, asociar sus actividades de marketing y lanzar campañas de email marketing sin salir de su CRM.

La integración le permite:

• Sincronizar contactos entre las dos plataformas, junto con sus actividades y atributos de métricas de marketing.
• Enviar sus campañas de correo electrónico directamente desde su plataforma CRM
• Analizar los resultados de las campañas e informar su planificación de ventas y marketing

Somos compatibles con las siguientes versiones de Microsoft Dynamics 365: v8.2, v9.0, v9.1, v9.2.

Roles organizativos

Administrador de GetResponse Connector

El administrador de la integración es capaz de:
– Crear, editar, eliminar, asignar y compartir sus registros de contacto CRM para toda la organización
– Crear, leer, añadir, añadir a, asignar y compartir registros de listas de marketing para toda la organización, así como editar y eliminar sus registros de listas de marketing.
– Crear, asignar y compartir sus registros de campaña, y leer, anexar a los registros de campaña para toda la organización.
– Leer, añadir, añadir a, asignar, compartir registros de actividad GetResponse para toda la organización
– Leer, editar, añadir, añadir a, asignar, compartir registros de contacto GetResponse para toda la organización
– Crear, leer, editar, eliminar, añadir, añadir a, asignar, compartir registros de listas GetResponse para toda la organización.
– Leer registros de campos personalizados GetResponse para toda la organización
– Leer y adjuntar a GetResponse registros de plantilla para toda la organización
– Crear, leer, editar y añadir newsletters GetResponse para toda la organización.

Usuario GetResponse Connector

El usuario de integración es capaz de:
– Crear, editar, eliminar, asignar, compartir sus registros de contactos CRM para toda la organización.
– Crear, leer, editar, eliminar, añadir, anexar a sus registros de listas de marketing
– Leer y adjuntar los registros de campaña de toda la organización
– Leer, añadir, asignar, compartir registros de actividad GetResponse para toda la organización
– Leer, editar, añadir, añadir a, asignar, compartir registros de contacto GetResponse para toda la organización
– Leer los registros de listas de GetResponse para toda la organización
– Leer registros de campos personalizados GetResponse para toda la organización
– Lectura y anexión a registros de plantillas GetResponse para toda la organización
– Crear, leer, editar y añadir sus registros de newsletters GetResponse

GetResponse Solo-lectura

El usuario de la aplicación puede:
– Leer los registros de contactos de CRM de toda la organización
– Leer los registros de listas de marketing de toda la organización
– Leer los registros de campaña de toda la organización
– Leer los registros de actividad GetResponse de toda la organización
– Leer los registros de contacto GetResponse de toda la organización
– Leer los registros de clientes potenciales de GetResponse de toda la organización
– Leer registros de campos personalizados GetResponse para toda la organización
– Leer los registros de plantillas GetResponse de toda la organización
– Leer los registros de newsletters GetResponse de toda la organización

GetResponse Service User

El usuario de la aplicación que será utilizada por el Conector y que es capaz de:
– Leer, anexar, añadir a los registros de contactos de CRM para toda la organización
– Leer, añadir y añadir registros de listas de marketing para toda la organización
– Leer, añadir, anexar registros de campaña para toda la organización
– Leer los registros de actividad GetResponse de toda la organización
– Crear, leer, editar, eliminar, añadir, añadir a, asignar, compartir registros de contacto GetResponse para toda la organización
– Crear, leer, eliminar, añadir, añadir a, asignar, compartir registros de listas GetResponse para toda la organización.
– Crear, leer, editar, eliminar, añadir, añadir a, asignar, compartir registros de campos personalizados GetResponse para toda la organización.
– Crear, leer, editar, eliminar, añadir, añadir a, asignar, compartir registros de plantillas GetResponse para toda la organización.
– Crear, leer, editar, eliminar, añadir, añadir a, asignar, compartir registros de newsletters GetResponse para toda la organización

¿Cómo conectar Microsoft Dynamics 365 Sales con GetResponse?

Para conectar su cuenta GetResponse con Microsoft Dynamics 365 necesita:

1. Descargar el archivo de instalación GetResponse para Dynamics 365 desde su cuenta GetResponse en la sección integraciones y API e ir a Configuración avanzada en Microsoft Dynamics 365 para instalarlo.

    

   

2. Expanda la flecha situada junto a Configuración y seleccione Soluciones.

    

   

3. Haga clic en Importar y añada el archivo GetResponse Connector. Luego proceda con la instalación.
4. Una vez completada la instalación, estará disponible una nueva área en Microsoft Dynamics 365 llamada GetResponse.

Activar Microsoft Dynamics 365 en GetResponse

1. En su cuenta GetResponse, vaya a Integraciones y API >> MS Dynamics.
2. Haga clic en Conectar.
3. Proporcione los siguientes datos:

– Versión de MS Dynamics (en línea o local)
– ID de cliente
– Secreto de cliente
– Dirección del entorno CRM
– API Versión CRM
– URL del servidor de autoridad

4. Haga clic en Conectarse a Microsoft Dynamics 365.
5. A continuación, configure la integración.

6. Decida si desea enviar campos personalizados y elija los campos personalizados que desea sincronizar.
7. Decida si desea enviar etiquetas.
8. Haga clic en Guardar.

Puede cambiar la configuración más tarde haciendo clic en Editar configuración en la página de integración.

¿Qué datos se sincronizan entre GetResponse y Microsoft Dynamics 365?

Los datos sincronizados desde Microsoft Dynamics 365 a GetResponse incluyen nombres de contactos y direcciones de email. La integración no importa ningún dato de los objetos Leads u Oportunidades en el CRM.

Los datos de contacto sincronizados desde GetResponse a Microsoft Dynamics 365 incluyen:

• Nombre del contacto
• Dirección de correo electrónico
• Nivel de compromiso
• Puntuación
• Origen
• Fecha de creación
• Campos personalizados
• Etiquetas

También proporcionamos datos de actividad del contacto relacionados con mensajes específicos recibidos por el contacto. Entre ellos se incluyen:

• Nombre del mensaje
• Tipo de actividad: enviar, abrir y hacer clic
• Fecha de actividad
• URL (opcional y en función del tipo de mensaje)

La sincronización de datos se realiza cada hora.

El proceso de sincronización de contactos desde Microsoft Dynamics 365 a GetResponse

En primer lugar, cree una lista de marketing en Microsoft Dynamics 365 para definir la lista de contactos que desea sincronizar.

Los campos marcados con un asterisco rojo son obligatorios. Establezca el destino de la lista en Contactos.

Para crear una lista:

1. Vaya a Listas de marketing.
   

   

2. Haga clic en Nuevo.

    

   

3. Añada el nombre de la lista.
4. Elija el tipo de lista (estática o dinámica).
5. (Opcional) Añada el propósito de la lista.
6. Seleccione Contacto en Dirigido a.
7. Rellene el resto de los campos si es necesario.
8. Haga clic en Guardar.

Dependiendo del tipo de lista que haya seleccionado, ahora es el momento de añadir contactos a la lista.
Para añadir contactos:

1. Vaya a Miembros.

Para una lista estática, haga clic en Añadir o Gestionar miembros. A continuación, busque su contacto o añada uno nuevo haciendo clic en Nuevo registro >> Contactos. Después de rellenar los datos (no olvide la dirección de correo electrónico), haga clic en Guardar y cerrar. A continuación, haga clic en Añadir y el contacto se añadirá a la lista de marketing.

Para una lista dinámica, haga clic en la flecha situada junto a Gestionar miembros y seleccione Añadir mediante búsqueda avanzada. A continuación, defina las condiciones. Haga clic en Buscar una vez configuradas las condiciones y en Añadir para los usuarios seleccionados o Añadir todos.

Nota: No utilice filtros basados en Propietario >> Igual al usuario actual. Utilice un filtro basado en un propietario definido, por ejemplo, Propietario >> igual >> John Doe.

2. Sus contactos aparecerán como miembros de la lista. Haga clic en Guardar y cerrar para terminar de crear su lista de marketing.

También puede añadir contactos posteriormente. El mismo contacto CRM puede aparecer en múltiples listas de marketing que luego se conectan a las listas GetResponse.

El siguiente paso es crear una lista GetResponse en Microsoft Dynamics 365. Puede tener múltiples listas GetResponse, pero sólo el Administrador de GetResponse Connector puede crearlas.

Para crear una lista:

1. Vaya a Listas GetResponse.
   
   

   

2. Haga clic en Nuevo.
3. Añada el nombre de la lista. Los nombres de lista en GetResponse deben ser únicos en todas las cuentas GetResponse. Use sólo letras minúsculas, números, guiones ‘-‘, y guiones bajos ‘_’.
4. Elija la lista de marketing que desea sincronizar con GetResponse. Sólo puede usar listas de marketing dirigidas a Contactos.
5. Haga clic en Guardar.
6. Para marcar la lista como lista para sincronizar, vaya a Flujo >> Establecer como nuevo y haga clic en Aceptar en la ventana emergente.

La lista se sincroniza con GetResponse cada hora. El campo Se crea en GetResponse cambiará a Sí y el estado de Sincronización cambiará de Nuevo a Creado en GetResponse. Esto creará contactos en GetResponse equivalentes a los contactos en el CRM vinculados a la lista de marketing conectada a una lista GetResponse en Microsoft Dynamics 365.

En caso de error, el estado de sincronización cambiará a Error y el campo Se crea en GetResponse cambiará a No. En el campo ** Error de sincronización**, verá la razón del error, como un nombre de lista ya existente en GetResponse. Después de cambiar el campo requerido según el error, puede repetir la sincronización yendo a Flujo >> Establecer como nuevo, que cambiará el estado de sincronización a Nuevo.

Si elimina una lista en GetResponse, la lista en Microsoft Dynamics 365 cambiará el estado de sincronización a Eliminado en GetResponse y Se crea en GetResponse se establecerá en No.

La sincronización crea los contactos CRM en GetResponse. Los contactos tienen toda la información necesaria y están vinculados a los contactos CRM y a una lista GetResponse en Microsoft Dynamics 365. Su estado de sincronización se establece en Sincronizado.

El proceso de sincronización de contactos de GetResponse a Microsoft Dynamics 365

Los contactos no se añaden automáticamente, porque la integración no crea nuevos registros en Microsoft Dynamics 365. La integración enriquece los registros existentes con datos adicionales.

Para contactos creados en GetResponse, los registros de contactos GetResponse son creados sin conexión con los contactos CRM. Conecte sus contactos GetResponse con contactos CRM existentes, o cree nuevos.

Los contactos GetResponse conectados a los contactos CRM se actualizan automáticamente.

Puede ver fácilmente los contactos que requieren conexión cuando vaya a Contactos GetResponse >> haga clic en Contactos GetResponse activos >> y seleccione Contacto GetResponse sin contacto CRM.

Los contactos GetResponse en espera de ser sincronizados con los contactos CRM se muestran como Procesando en Dynamics.

Para mover su base de datos GetResponse a Microsoft Dynamics 365, haga lo siguiente:

1. Busque una lista en GetResponse que desee sincronizar.
2. Fíjese en su nombre.
3. En Microsoft Dynamics 365 Sales, vaya a Listas de GetResponse.
4. Haga clic en Nuevo.
5. Cree una lista con el mismo nombre que la lista en GetResponse.
6. Seleccione o cree su lista de marketing que estará vinculada a la lista GetResponse.
7. Guarda la lista.
8. Haz clic en la flecha situada junto a Flujo y seleccione Establecer como nuevo.

La lista se sincronizará y los contactos de GetResponse se importarán en una hora.

Después que la lista se sincronice, tendrá que importar los contactos al CRM y hacerlos coincidir con sus contactos GetResponse en Microsoft Dynamics 365. Para lograr esto, siga el proceso descrito a continuación:

1. Vaya a los contactos de GetResponse.
2. Exporte la lista de contactos GetResponse a un archivo Excel. Su nombre será Contactos GetResponse activos.

   

3. Vaya a Contactos en Microsoft Dynamics 365 Sales.

   

4. Exporte la lista vacía a un archivo Excel llamado Mis contactos activos.
5. Abra ambos archivos en Excel.
6. En el primer archivo, seleccione la columna con los nombres y apellidos y péguela en el segundo archivo, en la columna Nombre completo.
7. En el archivo de contactos GetResponse activos, inserte una nueva columna a la izquierda de la columna Nombre.
8. En el mismo archivo, seleccione la primera columna (Nombre), vaya a Datos en la parte superior y haga clic en Texto a columnas y haga clic en Siguiente en la ventana que se abre.

   

9. Seleccione Espacio como delimitador y haga clic en Siguiente.
10. A continuación, pulse Finalizar y OK en la ventana emergente que aparece.
11. Copie la primera columna sólo con el nombre en el archivo Mis contactos activos en la columna Nombre.
12. Vuelva al archivo de contactos GetResponse activos y copie la segunda columna con el apellido en el segundo archivo. Péguela en la columna Apellidos.
13. En el archivo de contactos GetResponse activos, copie la columna de correo electrónico.
14. Péguelo en el archivo Mis contactos activos, en la columna Dirección de correo electrónico.
15. Guarde el archivo Mis contactos activos.

Una vez que tenga el archivo guardado, vaya a Microsoft Dynamics 365. Tendrá que importar el archivo Mis contactos activos a sus contactos de CRM.

1. Vaya a Contactos.

   

2. Haga clic en Importar desde Excel y añada su archivo.
3. Haga clic en Siguiente.
4. Seleccione si desea permitir duplicados.
5. Haga clic en Finalizar importación.
6. Haga clic en Confirmar.

Tardará un momento en importar los contactos. Haga clic en Actualizar para saber cuándo se ha completado la importación. A continuación, vincule los contactos.

1. Vaya a contactos de GetResponse.
2. Vuelva a hacer clic en Exportar a Excel.
3. Abre el archivo.
4. Copie la columna Nombre.
5. Péguelo en la columna Contacto.
6. Guarde el archivo.
7. En Microsoft Dynamics 365, vaya a Contactos de GetResponse.
8. Haga clic en Importar desde Excel.
9. Seleccione el archivo que acaba de editar.
10. Haga clic en Siguiente.
11. Elija si desea permitir duplicados.
12. Pulse Finalizar importación.

Espere a que finalice el proceso de sincronización. Después de eso, todos los registros deberían tener su estado marcado como Sincronizado.

Lo que ocurra con el contacto en GetResponse se reflejará ahora en Microsoft Dynamics 365.

Cuando complete los pasos, sus datos de contacto de GetResponse se pasarán a Microsoft Dynamics 365 junto con el nombre, la dirección de correo electrónico, la puntuación de compromiso, los puntos de puntuación, el origen, la fecha de creación, los campos personalizados y las etiquetas.

No puede editar los campos personalizados GetResponse importados con los contactos. Están conectados a los contactos GetResponse así como a los contactos CRM en Microsoft Dynamics 365, y puede verlos en el contacto CRM en Relacionados >> Campos personalizados GetResponse.

En Actividades GetResponse, las acciones de un contacto en una newsletter enviada a través de Microsoft Dynamics 365, como hacer clic en enlaces o abrir mensajes, serán sincronizadas. Están vinculadas al contacto GetResponse en Microsoft Dynamics 365 y al contacto CRM. Al comprobar un contacto en Microsoft Dynamics 365 Sales, la actividad se mostrará en Relacionados.

Cómo funcionan las plantillas de mensajes

Las plantillas incluyen borradores de mensajes creados en GetResponse.

Para ver una plantilla de newsletter en Microsoft Dynamics 365, cree un borrador en la cuenta con un prefijo MS CRM, de modo que tenga este aspecto: MS CRM Mensaje de bienvenida. Puede reutilizar la plantilla varias veces.

Encontrará el mensaje en Microsoft Dynamics 365 en Newsletters GetResponse cuando empiece a crear una newsletter.

Si un borrador ya no está disponible en GetResponse, la plantilla en el CRM se vuelve inactiva y se muestra como Eliminada en GetResponse, y ya no se puede utilizar.

Los datos de las plantillas se sincronizan cada 5 minutos.

Cómo enviar un boletín de noticias a través de Microsoft Dynamics 365

El área Newsletters GetResponse incluye información sobre los emails que envía. Cada boletín enviado desde Microsoft Dynamics 365 está vinculado a su lista de marketing y a una plantilla GetResponse. También está conectado a la actividad del destinatario en GetResponse. Los correos electrónicos creados en GetResponse también se mostrarán en el área Newsletters GetResponse.

Para programar un mensaje a través de Microsoft Dynamics 365:

1. Inicie sesión en su cuenta de Microsoft Dynamics 365 Sales.
2. Abra el área GetResponse.
3. En el menú seleccione GetResponse Newsletters.
4. Haga clic en Nuevo.
   

   

5. Añada el nombre de su mensaje.
6. Elija la plantilla buscando su nombre.
7. Seleccione la lista de marketing en Microsoft Dynamics 365 a la que desea enviar el mensaje.
8. (Opcional) Seleccione su campaña.
9. Programe cuándo desea que se envíe el mensaje.
10. Vaya a Flujo y seleccione Establecer como listo para realización.
11. En Administración, el estado de la sincronización se establecerá en Listo para su realización. No podrá editar los campos seleccionados anteriormente.

Los mensajes programados se sincronizan cada minuto. Si se produce un error, verá el motivo, como una plantilla eliminada o una lista de marketing no definida.

La actividad de los destinatarios en los correos electrónicos enviados se sincroniza cada hora.

¿Qué sucede cuando se elimina o cambia la dirección de correo electrónico en Microsoft Dynamics 365 o GetResponse?

Si una dirección de email de un contacto GetResponse en Microsoft Dynamics 365 es cambiada, no cambiará en GetResponse. Si una dirección es eliminada o desactivada, no será eliminada en GetResponse.

Si una dirección de email es cambiada en un contacto GetResponse, es cambiada automáticamente en el contacto GetResponse ubicado en Microsoft Dynamics 365, pero no en el contacto CRM. Si el contacto se elimina de GetResponse, el contacto GetResponse en Microsoft Dynamics 365 se muestra como Eliminado en GetResponse y no se sincronizará en el futuro.

¿Qué sucede cuando fusiona contactos de CRM con contactos de GetResponse?

Si fusiona contactos CRM, los contactos GetResponse, junto con sus campos personalizados y actividades, seguirán siendo visibles en el contacto maestro.

¿Dónde encontrar informes en Microsoft Dynamics 365?

Tras hacer clic en Inicio, encontrará dos paneles de informes: uno relacionado con los contactos y otro con su actividad y los correos electrónicos enviados.

El panel de contactos:

El panel de actividad y correos electrónicos enviados

Glosario

Contactos CRM en Microsoft Dynamics 365

Los contactos CRM se usan para configurar listas GetResponse y newsletters GetResponse en Microsoft Dynamics x365. Cuando sincronice una lista GetResponse, los contactos serán usados para crear contactos en GetResponse. Los contactos también están conectados a campos personalizados GetResponse y actividades de contacto.

Listas de marketing en Microsoft Dynamics 36

Las listas son usadas para definir listas GetResponse y destinatarios de newsletters en Microsoft Dynamics 365, y necesitan ser segmentadas en Contactos. Las listas contienen contactos CRM sincronizados con GetResponse o contactos seleccionados para un newsletter GetResponse. También puede usarlas en campañas.

Las listas de marketing pueden ser estáticas o dinámicas. Los contactos se añaden manualmente a una lista estática mediante la búsqueda o la búsqueda avanzada. Con las listas dinámicas, los contactos se añaden automáticamente según sus reglas de búsqueda.

Listas GetResponse en Microsoft Dynamics 365

Las listas GetResponse en Microsoft Dynamics 365 son las listas que se han sincronizado con la plataforma GetResponse.

Los contactos de las listas de marketing están conectados a las listas de GetResponse en Microsoft Dynamics 365 y son los que se sincronizan.

Los contactos CRM sincronizados están en listas de marketing conectadas a las listas GetResponse. Los contactos GetResponse son creados en base a los contactos CRM vinculados a la lista de marketing.

Contactos GetResponse en Microsoft Dynamics 365

Un contacto GetResponse se crea basándose en un contacto CRM añadido a la lista de marketing vinculada a una lista GetResponse en Microsoft Dynamics 365.

Se crea un contacto GetResponse para cada contacto CRM que existe en la lista de marketing conectada a una lista GetResponse en Microsoft Dynamics 365.

La información procedente de GetResponse, como la actividad o los campos personalizados, está vinculada a los contactos de GetResponse en Microsoft Dynamics 365.

Campos personalizados de GetResponse

Puede encontrarlos en los detalles de contacto de un contacto GetResponse y un contacto CRM vinculado a él. Viene directamente de GetResponse y se usa para describir el contacto en detalle. No es editable.

GetResponse newsletters

Las newsletters GetResponse contienen información sobre las newsletters enviadas a través de Microsoft Dynamics 365. Cada newsletter está vinculada a una lista de marketing con contactos y una plantilla GetResponse. Las actividades GetResponse están vinculadas a ellas.

Plantillas GetResponse

Las plantillas GetResponse contienen información sobre borradores de email creados en GetResponse. Están disponibles al crear un newsletter GetResponse en Microsoft Dynamics 365. Están basadas en borradores GetResponse con el prefijo MS CRM.

Actividad GetResponse en Microsoft Dynamics 365

La integración realiza un seguimiento de la actividad de correo electrónico de los contactos sincronizados, recopilando información de los boletines enviados a través de Microsoft Dynamics 365 o GetResponse.

Puede ver mensajes abiertos, mensajes enviados, y enlaces cliqueados. La información se guarda primero en GetResponse y luego se sincroniza con los contactos CRM y GetResponse.