16 ideas para crear una newsletter interna impecable (con ejemplos que hemos usado en GetResponse)

Aunque sean “solo” para tus colaboradores y colegas, los boletines internos no deberían darse por sentados.

Cuando se aprende a hacerlos bien, pueden ser una herramienta de comunicación eficaz que ayuda a mantener a tu equipo informado, comprometido y entretenido.

A continuación, te comparto consejos, ejemplos e ideas de newsletters internas que puedes aplicar de inmediato.

Empezaré con un poco de teoría, pero si quieres pasar directamente a las ideas, dale clic al índice que aparece al costado de este texto. ¡Acompáñame!

¿Para qué crear newsletters internas?

Antes de hablar de cómo elaborar excelentes emails de comunicación interna, es importante saber cuáles son los objetivos de esos mensajes y qué elementos los definen.

¿Por qué vale la pena enviar newsletters a tus empleados? Aquí detallo las principales razones por las que esos correos electrónicos son tan populares en diversos departamentos, como Recursos Humanos o Employer Branding.

Difundir información importante

Los boletines internos se utilizan para distribuir novedades y datos a los trabajadores. Esa información es relevante y útil para todos ellos, si importar su rango jerárquico.

Romper barreras

Además de distribuir información clave, los boletines también pueden funcionar como herramientas para fomentar la camaradería entre los empleados.

Al final, normalmente no tienen un fuerte sentimiento de pertenencia diario, ya que pueden estar separados por cubículos, equipos, departamentos o pantallas.

Brindar un marco y una visión externa

Todos los empleados tienen sus propias familias, amigos y círculos sociales.

Por eso, explicarles por qué la empresa hace lo que hace y ofrecerles una forma de sentirse orgullosos, puede ser un catalizador muy potente para el boca a boca y el concepto de la marca.

Reducir la sobrecarga de emails

En lugar de enviar múltiples avisos, anuncios o agradecimientos a varios departamentos y grupos de empleados, una empresa puede utilizar la newsletter interna como una distribución más eficiente de la información.

Colaborar con otros canales de comunicación

Una newsletter interna sirve para presentar información de la compañía como complemento de otros canales.

Por ejemplo, puede anunciar o reconocer los logros de un equipo específico (cuando, normalmente, eso solo se encontraría en una intranet o Slack).

Acelerar el proceso de incorporación de empleados

Poner a los nuevos colaboradores al corriente de todo lo que ocurre en la empresa es tan importante para ellos como para la propia organización.

Quieres que tus nuevos empleados se sientan parte del equipo lo antes posible.

Y no solo porque necesites de su ayuda en proyectos clave, sino porque un proceso de incorporación eficaz puede mejorar su nivel de compromiso hasta 18 veces, tal como demostró un estudio reciente. Y tu boletín interno puede ayudarte a conseguirlo.

Obtener feedback

Cuando tienes equipos que trabajan fuera de la empresa, distribuidos en varias ubicaciones o incluso en un mismo lugar, pero en proyectos diferentes, es fácil perder el contacto.

Tu email de comunicación interna puede ayudarte a comprometer y retener a tus empleados durante más tiempo. Pídeles su opinión a través de encuestas por correo electrónico.

Es importante que no digas solo que tus colaboradores te importan, sino que lo demuestres. El correo electrónico puede ser una forma de obtener opiniones y mejorar la retención de los trabajadores.

Mira este ejemplo de GetResponse, con una encuesta que enviamos a nuestros colaboradores sobre el ambiente laboral y las oportunidades de desarrollo personal que ofrecemos.

Mejorar tus productos y servicios

En tus boletines internos, puedes alentar la participación de los empleados. Anímalos a integrar diferentes espacios de intercambio de innovación, como grupos de trabajo, brainstormings o hackathons.

Las soluciones a los retos a los que se enfrenta tu empresa a menudo las encuentra alguien de la compañía.

Usa el correo electrónico como disparador para obtener valiosos comentarios de personas de todos los departamentos. Esto incluye a los colaboradores que no son tan propensos a hablar por sí mismos o que son difíciles de encontrar en los pasillos o grupos.

A continuación ves un email que enviamos una vez a los profesionales recién contratados en GetResponse, para que conocieran a los diferentes departamentos.

El engagement de los empleados con tu email interno no se consigue de la noche a la mañana. Para que eso ocurra, tendrás que comunicarte con ellos regularmente y hacer que tus correos sean interesantes. Además, tienes que ser creativo.

Para asegurarte de que quieran abrir tus emails y leerlos, define unos cuantos “temas de oro”, es decir, muy atrapantes, pero igual cámbialos de vez en cuando. Y recuerda: los boletines para empleados no solo tienen que ver con la empresa.

16 ejemplos e ideas de newsletters internas que puedes explorar

Aquí tienes algunas opciones prácticas y divertidas que te ayudarán a dar rienda suelta a la comunicación con tus colaboradores.

La mayoría de ellas se pueden utilizar como correos electrónicos individuales o como segmentos del boletín recurrente de la compañía.

1. Anuncio de un nuevo miembro del equipo

¿Hay alguien nuevo en el equipo? Aprovecha esta oportunidad para presentar su perfil y que diga unas palabras sobre sí mismo.

La presentación de un nuevo miembro no debe parecer un currículum. En lugar de eso, suele funcionar mejor un enfoque personal. Habla de sus hobbies, un libro interesante que haya leído hace poco, su música favorita o cómo le gusta pasar su tiempo libre.

Esto ayudará a establecer una conexión con los compañeros, los animará a acercarse y hablar con quienes comparten intereses y aficiones similares.

Cuando ingresó Ada Durzynska a GetResponse, la presentamos en un correo interno que quedó así:

2. Logros destacables 

Los empleados hacen cosas extraordinarias todo el tiempo. Quizás hayan alcanzado un hito del que sentirse orgullosos. Cuando un departamento “logre una hazaña admirable”, comunícalo a todos a través del boletín interno para que puedan servir de inspiración.

Fomenta el espíritu de equipo, mantén a los empleados interesados y anímalos a celebrar los logros de sus compañeros.

En la ocasión del email que ves abajo, celebramos la promoción de uno de nuestros colaboradores del equipo de TI.

3. Aniversarios y otras celebraciones 

No hace falta que ofrezcas pasteles o cupones de spa para celebrar los cumpleaños de tus colaboradores u otros acontecimientos de la empresa.

Si uno de tus empleados tuvo un bebé, se casó o es su aniversario de empresa, puedes enviar tus felicitaciones y mejores deseos.

Es estupendo ver cómo va cambiando la vida de los miembros de tu equipo a lo largo de los años, y observar los distintos tipos de boletines que recibieron durante el tiempo que llevan en tu empresa.

Este fue el correo que enviamos cuando nació el hijo de nuestro colega Michal 🙂

4. Recomendaciones y visitas imperdibles

Comparte las mejores recomendaciones sobre lugares, espectáculos o restaurantes. Son temas estupendos para que los miembros de tu equipo se familiaricen con la ciudad o el país en el que tu empresa actúa, especialmente si acaban de trasladarse para unirse.

Y si tu oficina está en una ciudad pequeña y todo el mundo conoce lo que hay para ver, siempre puedes probar una ruta diferente y ofrecer consejos sobre libros, películas o listas de reproducción interesantes.

Este tipo de comunicación puede ayudar a los miembros de tu equipo a planificar sus actividades o a entablar conversaciones sobre las cosas que les gusta hacer en su tiempo libre. Y, quién sabe, incluso puede que decidan organizar una escapada para tomar unas copas o asistir a un concierto.

5. Presentación del equipo

La presentación del equipo completo no es exclusiva de las grandes compañías.

Es importante que todos tus colaboradores sepan cómo se compone la empresa, en cuántos departamentos se divide, en qué proyectos están trabajando y para qué pueden ponerse en contacto con cada uno.

Por lo general, la gente no sabe lo que otros equipos están haciendo, y tampoco se pasan el día navegando por la página wiki de la empresa.

Presentar a toda la organización puede ayudar especialmente a los nuevos empleados a estar informados y sentir que forman parte de algo más grande.

6. Fiesta de equipo 

Los viajes de empresa, las fiestas y las escapadas son muy populares hoy en día. Si tu equipo es relativamente pequeño, organizarlas es bastante fácil.

Pero si tienes unos cientos de empleados, algunos de los cuales trabajan en el extranjero, planificarlo requiere mucho esfuerzo.

Puedes evitar algunas de esas molestias a través de una newsletter interna, compartiendo todos los detalles sobre lo que se avecina y lo que tiene que hacer cada persona para unirse al viaje.

Y una vez finalizado el evento, prepara un resumen, envía fotos y vídeos y recoge las opiniones de los empleados para que tu próximo viaje de empresa sea aún mejor.

Esta fue la newsletter interna que enviamos a todo el equipo de GetResponse para una fiesta de Navidad.

7. Competencias y concursos

Todo el mundo tiene ese colega (por demás) competitivo. Sin embargo, un poco de ese espíritu siempre es bueno. 

Los empleados tienen tal impulso en su vida personal. Entonces, ¿por qué no los invitas a representar a tu empresa en una carrera u otro tipo de competencia? ¿O, incluso, organizar pruebas dentro de la misma organización?

Podrían ser relacionadas al deporte (como ciclismo, atletismo, natación, etc.) u otras aficiones (cocinar, pintar o sacar fotos). Te sorprenderá lo implicada que puede llegar a estar la gente, sobre todo si se trata de algo que realmente les gusta hacer.

Antes en GetResponse había un concurso para elegir las mejores fotos de los empleados en las redes sociales, y así lo promocionábamos en la newsletter de la empresa.

8. Nuevas ofertas de empleo

He aquí otra forma de hacer que tus boletines internos sean valiosos y atractivos: ¡úsalos para compartir nuevas ofertas de empleo!

Tendemos a rodearnos de personas parecidas a nosotros. Así que, si estás contento con la actitud de tus empleados ante el trabajo y su rendimiento, lo más probable es que sus amigos tengan rasgos similares.

Esto es especialmente útil en los procesos de selección de personal en sectores muy competitivos (por ejemplo, el tecnológico) o cuando el acceso a expertos es limitado.

Y, como puedes ver en el siguiente ejemplo, este tipo de boletín no tiene por qué ser demasiado complicado. Ve directo al grano, informa cuál es la oportunidad disponible y destaca el beneficio de la recomendación para el colaborador.

9. Oportunidades de formación

Otra forma de ayudar a tus trabajadores a desarrollarse es mantenerlos informados sobre nuevas opciones de capacitación.

Esto resulta obvio si ya ofreces talleres y cursos para tus empleados. Pero si no tienes presupuesto para contratar a formadores externos, puedes intentar poner en marcha la iniciativa internamente.

Acércate a tus empleados e invítalos a hablar de sus áreas de especialización, aficiones, libros que leyeron o eventos a los que asistieron.

Muchas personas disfrutan compartir sus conocimientos con los demás. Y, tal vez, esto motive a otros a desarrollar nuevas habilidades y solicitar uno de tus puestos más especializados.

10. Recursos y consejos gratuitos

En tu email de comunicación interna también puedes destacar y compartir todos los materiales gratuitos que están a disposición de tus colaboradores.

Ya sean libros de la biblioteca de la empresa, suscripciones a cursos en línea o grabaciones en vídeo de algunos de los cursos de formación anteriores, todos ellos pueden ser valiosos para tu equipo.

Esta idea puede ser especialmente útil si contratas gente con regularidad y no tienes tiempo para crear nuevos contenidos. Si ese es tu caso, lo mejor sería añadir la información de los recursos disponibles a tu proceso de onboarding.

Así es como GetResponse anunció que todos los miembros de su equipo pueden mejorar sus habilidades lingüísticas con una nueva herramienta gratuita.

11. Hacer el bien y contribuir

Muchas compañías aportan a la comunidad, y eso es parte de su Responsabilidad Social Corporativa (RSC), que adopta distintas formas:

• Voluntariado.
• Recaudación de fondos o donaciones a organizaciones benéficas.
• Patrocinar deportes, clubes y asociaciones locales.
• Regalar un día para hacer algo bueno.

Sea cual sea la causa, infórmala a tus empleados y anímalos a participar. Seguro que algunos miembros de tu equipo estarán encantados de unirse y ayudar en la iniciativa. A veces es la ausencia de un “grupo” lo que impide a otros hacer algo bueno por la comunidad.

Esta iniciativa puede ser muy útil y aumentar el engagement de los trabajadores. 

¿Necesitas inspiración? El siguiente ejemplo le dará rienda suelta a tu creatividad. Se trata del email que enviamos en GetResponse para anunciar nuestra campaña de apoyo financiero a una institución en Polonia.

12. Actualizaciones importantes del sector y noticias de la empresa 

Naturalmente, no toda la comunicación será sobre las ventajas, beneficios o fiestas del equipo.

La comunicación interna por correo electrónico también tiene que tratar los temas que afectan a tu negocio y al sector en el que te mueves.

Si se produce algún cambio legislativo, si hay una tendencia que puede ayudar al crecimiento de tu compañía o alguna otra noticia importante que quieras comunicar, mantén a tus empleados al día enviándoles un email informativo con antelación.

13. Novedades sobre el desarrollo de productos y servicios

Los desarrollos que implementes afectan a la totalidad de tu empresa. Por eso, es necesario que mantengas informados a tus empleados sobre todas las novedades en las que estuvieron trabajando los distintos equipos.

Por ejemplo, tu equipo de marketing necesita saber qué hay en la “hoja de ruta” y “qué se ha lanzado”, para comercializar mejor tu producto.

Tu equipo de atención al cliente puede ayudar mejor a los compradores si conoce los últimos lanzamientos y servicios.

Tu equipo de ventas podrá vender mejor si conoce las respuestas a las nuevas funcionalidades.

Y la lista continúa. 

Tiene sentido informar a la gente de las novedades en productos y servicios. También es una señal de respeto hacia tus profesionales, ya que, así, van a enterarse con total transparencia.

Antes de lanzar oficialmente la herramienta de SMS masivo de GetResponse, enviamos una newsletter a todos nuestros colegas, invitándolos a experimentar el producto y compartir sus percepciones.

14. Compartir la historia de la compañía

Los nuevos miembros del equipo no solo necesitan recibir formación sobre cómo hacer su trabajo de forma eficiente, dónde buscar datos o a quién dirigirse para pedir ayuda.

También necesitan estar al tanto de lo que representa la empresa: dónde se creó, qué valores defiende y cuál es su propósito.

Aunque gran parte de esa información está disponible en tu página de empleo, no estará de más que forme parte de las newsletters internas del onboarding.

Incluso si eso significa compartir algunas fotos divertidas de cómo era la primera oficina de la empresa. Esto te ayudará a impulsar el interés de los nuevos contratados y hacer que se sientan realmente parte del equipo.

15. Comentarios y opiniones directas de los clientes 

Algunos miembros de tu equipo están en primera línea, es decir, hablan mucho con los clientes, escuchan sus comentarios y saben lo que piensan de la empresa.

Otros no tienen el mismo nivel de información directa y, por lo tanto, no ven cómo su trabajo afecta a los consumidores en el día a día. La buena noticia es que puedes cambiar esta situación. 

¿Cómo? Compartiendo algunas de las historias, reseñas o feedback de los clientes, recopilados de forma personal o a través de las redes sociales. ¡Es una gran motivación ver que aprecian el trabajo que se hace!

16. Consejos de salud y bienestar

Cuando se trabaja con plazos ajustados, a menudo pegados al PC durante varias horas seguidas, es fácil dejar de lado nuestro propio bienestar. Sin embargo, una mente y un cuerpo sanos son los cimientos sobre los que se construyen nuestros éxitos profesionales. 

Introducir consejos de salud y bienestar en los boletines internos puede ser un amable recordatorio de este hecho, que a menudo pasamos por alto. ¿Qué conseguirás al hacerlo? 

1. Promover el bienestar: los consejos periódicos pueden motivar a los empleados a adoptar hábitos más saludables, lo que se traduce en una mejora de su salud física y mental.
2. Aumentar la productividad: un equipo sano suele tener más energía, estar más centrado y ser más productivo, y esto beneficia a la empresa en su conjunto.
3. Demostrar interés: al compartir consejos de bienestar, la compañía muestra su genuina preocupación por el bienestar de sus trabajadores, fomentando una cultura de cuidado y empatía.

Al incluir información sobre salud y bienestar, los boletines no se limitan a compartir noticias de la empresa, sino que también ofrecen una valiosa guía, subrayando la idea de que la organización valora el bienestar de sus miembros tanto como sus aportes profesionales.

En este correo dirigido a todos los empleados, GetResponse compartió la invitación a un webinar sobre salud mental y resiliencia, presentado por una psicológa.

Consejos para crear una newsletter interna genial

Los objetivos ya te dan una idea de cómo son los boletines más eficaces: recuérdalos al momento de redactar.

Por supuesto, no te olvides de seguir las siguientes reglas generales de las campañas de email marketing y sus mejores prácticas.

Asegúrate de que la información sea completa

Tus empleados no deben sentir que faltan datos. Mientras que un correo electrónico de ventas B2C busca despertar el interés, tú quieres dar suficiente información. Pero, ojo, los boletines internos tampoco son libros de texto: intenta ser completo, pero sin pasarte.

Un enlace a una intranet para obtener más información es estupendo, o una referencia del estilo “pide más información a X en el departamento Y” puede ser una buena forma de fomentar el contacto y el diálogo entre grupos.

Prioriza la simplicidad

No existe un premio internacional a la brevedad, pero debería haberlo. Crea boletines cortos. Usa frases y párrafos breves. El objetivo de hacer las cosas concisas y sencillas es evitar que la gente omita información.

Ten en cuenta que todo el mundo en la empresa está (¿o debería estar?) ocupado y no siempre tendrá el lujo de disponer de tiempo para leer newsletters prolijas y largas.

Lo más importante es que demuestren fluidez para que su lectura resulte natural.

Escribe un mensaje atractivo y motivador

Los empleados deberían leer los boletines internos porque les parecen interesantes, no porque su jefe se lo pida.

Para que los boletines sean más atrapantes, utiliza un tono conversacional o informal. A menos que sea una política de empresa, no es obligatorio escribir en un tono formal.

A menudo no son tan estrictos como la correspondencia oficial, así que tienes cierto margen para hacerlos más cercanos y agradables.

Sé creativo y usa el buen humor

Por ejemplo, cuando te pongas el gorro de reportero para hablar de un evento de la empresa que acaba de celebrarse, no te limites a contar los hechos en modo periodístico. Intenta añadir comentarios y fotos graciosas.

Explora el contenido visual de manera inteligente

El ser humano es una especie visual, por eso su experiencia de lectura con imágenes es mucho mejor.

De hecho, según un estudio reciente de GetResponse, los emails con imágenes tienen un porcentaje de clics 146% mayor a los que no tienen.

Los elementos visuales son ciertamente recomendables cuando se escribe sobre hechos aburridos y actualizaciones corporativas. Tus propias fotos (no de archivo) con los empleados de la empresa siempre dan mejores resultados.

Sigue mejorando

Las pruebas A/B son una forma de determinar los ajustes que pueden mejorar los resultados de un proyecto o campaña. Al realizar newsletters internas, piensa sobre todo en las líneas de asunto y el tipo de temas.

Y, lo más importante, siempre pide feedback a los distintos departamentos para seguir ajustando tus boletines internos.

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