Cómo promocionar tu webinar en 9 sencillos pasos

Unas palabras de los autores

Hola,

Si estás leyendo esta guía es porque eres consciente del valor que los webinars pueden aportar a tu negocio.

También es probable que ya sepas que, antes de cosechar los frutos, tienes que averiguar cómo promocionar tus webinars de forma eficaz.

Y de esto trata esta guía.

Durante los últimos 10 años, hemos realizado cerca de 500 webinars. Durante este tiempo, hemos probado muchas tácticas de promoción y queremos compartir contigo algunas de las mejores en este ebook.

¿La ventaja para ti? No tienes que empezar con una página vacía y puedes evitar cometer los mismos errores que hemos cometido nosotros.

Esto es lo que encontrarás en en el interior de este ebook:

• Un proceso paso a paso que puedes seguir para promocionar tus webinars de forma más eficaz
• Estrategias y consejos para promocionar tus webinars utilizando diferentes canales de marketing online
• Las mejores prácticas para generar el mayor número de conversiones a partir de tus webinars

¿Preparado?

Unas palabras sobre GetResponse

GetResponse es una plataforma completa de marketing online para pequeñas y medianas empresas utilizada por más de 350.000 clientes en todo el mundo.

Gracias a un gran número de soluciones integradas (como landing pages, webinars, email marketing, Facebook Ads y embudos de ventas) GetResponse ofrece todo lo que necesitas para llevar a cabo una campaña de captación de leads con un webinar, de principio a fin.

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Paso 1: Comienza por el qué y el quién

Cuándo: 1 mes antes de tu webinar

Al igual que cualquier otra campaña, deberás empezar el plan de promoción de tu webinar respondiendo a estas dos preguntas:

• ¿A quién quieres llegar?
• ¿Cuál es el objetivo de esta campaña?

Responder a estas preguntas te ayudará a elegir los mejores canales de marketing para llegar a tu público y a decidir cuál será tu mensaje.

Ejemplo:

Supongamos que organizas un webinar para organizaciones sin ánimo de lucro sobre cómo recaudar más fondos trabajando mejor con las empresas privadas.

Lo más probable es que tu elección de canales de marketing y mensajes sea completamente diferente a la de una empresa que ofrece cursos de analítica web para startups.

El primer grupo podría utilizar principalmente el email para comunicarse y leer solo sitios de medios especializados.

Por otro lado, el segundo podría interactuar normalmente a través de Facebook y YouTube y leer principalmente blogs de marketing y suscribirse a una serie de newsletters de marketing.

Canales de marketing que debes tener en cuenta

Entonces, ¿qué canales de marketing tienes a tu disposición? Aquí tienes algunos de los más importantes.

Consejo PRO:

A veces es mejor centrarse en algunos de los canales de marketing más prometedores, especialmente si no tienes un gran equipo de marketing. Presta mucha atención al ROI potencial que pueden generar para ti y al esfuerzo que requerirán de tu parte.

Paso 2: Crea una landing page de registro para el webinar

Cuándo: 3 semanas antes de tu webinar

Una vez que hayas seleccionado tu público objetivo y elegido los canales de marketing que quieres utilizar, es el momento de crear una landing page en la que los potenciales leads puedan inscribirse en el webinar.

Tu landing page debe tener un único objetivo: convencer a tus visitantes de que merece la pena que se inscriban en tu webinar.

Para ello, deberás seguir las mejores prácticas de diseño de landing pages y asegurarte de que tu página contiene toda la información necesaria sobre tu webinar, incluyendo:

• quién lo va a impartir
• de qué trata
• cuándo tiene lugar
• qué se llevarán los asistentes

Cuando diseñes la página de registro de tu webinar, asegúrate de configurar también una página de agradecimiento (thank you page) y un email automatizado que enviarás a los inscritos.

Consejo PRO 1:

Cuando configures tu página de inscripción al webinar, considera 1) integrarla con Google Analytics y 2) establecer un objetivo en tu cuenta de GA para hacer un seguimiento de las visitas a la página y de las inscripciones al webinar.

Gracias a esto, podrás analizar qué fuentes de tráfico impulsaron el mayor número de visitas a la página junto con el número de conversiones que generaron.

Consejo PRO 2:

Instala el píxel de Facebook en tus landing pages. Esto te permitirá excluir de tus campañas de publicidad en redes a quienes se hayan registrado con éxito en tu webinar y volver a dirigirte a quienes no lo hayan hecho. Y si utilizas Facebook Ads en GetResponse, ¡instalaremos el píxel por ti automáticamente!

Consejo PRO 3:

Si estás pensando en hacer campañas de retargeting, configura varias copias de la misma landing pagey dirige el tráfico a cada una de ellas desde una fuente diferente. Esto te ayudará a entender mejor qué fuente de tráfico rinde más y cuánto estás dispuesto a pagar por reorientarla con anuncios de pago.

¿Lo sabías?

Si creas tus landing pages con GetResponse, integrarlas con Google Analytics solo requiere unos pocos clics.

Ejemplo:

Este es un ejemplo de plantilla de landing page de un webinar en GetResponse

Paso 3: Redirige tráfico desde tu sitio web

Una de las fuentes más económicas para generar inscripciones a un webinar es el tráfico existente en tu sitio web.

¿El aspecto negativo? El alcance es limitado y dependerá de la cantidad de visitantes que tenga tu sitio web a diario.

La buena noticia es que preparar todos los activos necesarios para este paso no te llevará demasiado tiempo. Dicho esto, suele ser útil realizar al menos algunas de las siguientes actividades:

• Coloca una barra de notificación fija en la parte superior de todas tus páginas que enlace con tu landing page del webinar
• Coloca un exit pop-up que informe sobre tu próximo webinar cuando los visitantes quieran abandonar tu sitio web.
• Añade una breve información sobre tu webinar en las páginas con más tráfico (por ejemplo, los artículos del blog relacionados
• Configura la comunicación dentro de la app si tienes una o algún tipo de software.

Consejos PRO:

Añade parámetros UTM distinguibles a los enlaces que vas a colocar en tu sitio web (por ejemplo, con una fuente y un medio de campaña diferentes).

Gracias a esto, sabrás qué páginas generan la mayor cantidad de clics y registros.

Ejemplo:

Para inspirarte, aquí tienes dos ejemplos de cómo promocionamos uno de nuestros recientes webinars en el blog de GetResponse.

Para esta campaña, hemos incluido la información sobre el próximo webinar dentro de nuestros artículos de más tráfico. También añadimos un pop-up que aparecía cuando nuestros lectores se desplazaban por encima del 50% de la página.

Paso 4: Envía un email a tu lista de suscriptores

Cuándo: 2 semanas antes de tu webinar

¿No tienes una lista de correos? Entonces continúa y ve directamente al paso 5.

Pero si ya tienes una lista de suscriptores que puedes incluir en la promoción de tu webinar, esto es lo que puedes hacer:

1. Si el tema de tu webinar puede ser potencialmente interesante para todos tus suscriptores, entonces sigue adelante y envía un email a toda tu lista.
2. Si, por el contrario, el tema de tu webinar solo es aplicable a un pequeño grupo dentro de tu lista de contactos (por ejemplo, personas que se han apuntado previamente a uno de tus webinars), selecciona ese segmento y envía tu invitación solo a ellos.

Al igual que la landing page para el registro en el webinar (paso 2), tu email debe contener toda la información esencial sobre tu próximo webinar. Además, si quieres aumentar el porcentaje de clics, considera la posibilidad de añadir un GIF a tu mensaje que esté vinculado a un vídeo con tu invitación personal.

Otra cosa que puedes considerar es pedir a tus clientes actuales que recomienden y compartan la información de tu webinar con otros. Lo más probable es que conozcan a otras personas que podrían beneficiarse de tu contenido.

Si les ofreces un incentivo adicional (por ejemplo, un código de descuento para uno de tus productos por cada persona recomendada con éxito), te asegurarás de que tu audiencia al menos considere tu oferta.

Consejo PRO:

Cuando envíes tus emails de invitación, asegúrate de 1) segmentar a tu audiencia y 2) añadir parámetros UTM a tus enlaces que te ayuden a identificarlos. Incluso si vas a enviar el mismo mensaje a todos.This will help you identify which segment is most engaged in your communication, how long they’re staying on your website, or how many pages they visited.

Esto te ayudará a identificar qué segmento es el más comprometido con tu comunicación, cuánto tiempo permanecen en tu sitio web o cuántas páginas han visitado.

Si tu lista es lo suficientemente grande, también podrás utilizarla para crear una audiencia similar en Facebook basado en tus visitantes más comprometidos.

¿Sabías que….?

Una vez que hayas integrado tu cuenta de GetResponse con Google Analytics, la información como el nombre de tu email o el asunto se añadirá a tus enlaces como parámetros UTM automáticamente. Así es cómo funciona.

Ejemplo:

Aquí tienes un ejemplo de invitación al webinar que capta la atención de inmediato, enviado por Smart Bug.

Paso 5: Promociona tu webinar orgánicamente en redes sociales

Cuándo: Desde 2 semanas antes de tu webinar hasta el gran día

Es hora de conseguir algunas registros al webinar en las redes sociales.

Aunque el alcance orgánico de las redes sociales ha ido disminuyendo a lo largo de los años, siguen siendo una buena opción, especialmente si no tienes una gran lista de emails o no quieres invertir en anuncios de pago.

Además, puede ser especialmente eficaz si tienes una red bastante amplia de amigos y seguidores que están dispuestos a involucrarse y compartir tus publicaciones.

Por lo tanto, esto es lo que puedes hacer en las próximas dos semanas:

• Actualiza tus fotos de portada para incluir información sobre los próximos webinars
• Prepara una serie de posts para tus perfiles privados y tus páginas de empresa que hablen de algunos de los aspectos de tu webinar
• Prepara una serie de posts en los que hagas a tu audiencia una pregunta relacionada con el tema de tu webinar
• De vez en cuando etiqueta a personas de tu red (idealmente a personas influyentes a las que otros admiran) y pídeles su opinión
• Publica regularmente información sobre tu próximo webinar utilizando las historias de Facebook e Instagram
• Haz un vídeo en directo para Facebook con los puntos clave y una invitación a tu webinar • Graba un vídeo similar y publícalo en LinkedIn y Twitter
• Prepara una avalancha en Twitter que hable sobre uno de los temas clave de tu webinar
• Prepara un vídeo tráiler que muestre brevemente lo que presentarás durante el webinar
• Organiza un evento desde tu página de empresa de Facebook

Consejo PRO:

En las redes sociales, los formatos de contenido atractivos, como los vídeos, tienden a obtener un mayor alcance y clics. Si decides crear los tuyos propios, asegúrate de añadir subtítulos.

La gente suele navegar por sus redes sociales sin los auriculares conectados. Si quieres que vean tu vídeo con el sonido activado, primero tienes que despertar su interés.

Dicho esto, recuerda que los primeros segundos de tus vídeos son fundamentales.

Ejemplo:

Aquí tienes algunos ejemplos de un evento en Facebook y una publicación en Twitter creados para promocionar varios webinars.

Paso 6: Participa en grupos, foros y sitios de preguntas y respuestas

Cuándo: Desde 2 semanas antes de tu webinar hasta el día del evento

Aunque las empresas no consiguen tanta interacción en las redes sociales como antes, todavía puedes hacer mucho si eres activo en los grupos.

En Facebook, concretamente, hay miles de grupos sobre una gran variedad de temas. Algunos de ellos están gestionados por empresas, mientras que otros han sido creados por empresarios individuales y entusiastas independientes.

Suelen generar mucho compromiso, sobre todo si se gestionan y moderan con eficacia. La parte delicada es que en muchos casos tendrás que ser un miembro activo del grupo antes de que se te permita publicar algo mínimamente promocional.

En cuanto a los sitios de preguntas y respuestas como Quora, la situación es algo similar. Allí, también deberás ser un usuario comprometido en lugar de alguien que solo está allí para promocionar su negocio.

Teniendo en cuenta todo esto, algunas de las cosas que puedes hacer para aprovechar este tipo de páginas a la hora de promocionar tu webinar son las siguientes:

• Si administras un grupo tú mismo, simplemente informa a tu audiencia sobre el próximo webinar y los puntos clave que se llevarán a cabo
• Si administras un grupo activo que atrae a muchos miembros nuevos cada día, puedes añadir información sobre tu webinar como una pregunta extra para los que solicitan ser aceptados en el grupo
• Si eres un usuario activo dentro de un grupo, pregunta al moderador si sería posible publicar un post sobre este evento
• Si eres un miembro activo de un grupo que encaja bien con tu webinar, puedes considerar la posibilidad de co-promover el evento con los moderadores del grupo, elaborando algún beneficio mutuo
• En sitios web de preguntas y respuestas como Quora, intenta responder a algunas de las preguntas más recientes sobre el tema de tu webinar, mencionando el próximo webinar o añadiendo el enlace en tu biografía. Las mejores respuestas aparecen en el resumen por email de Quora que suele atraer a muchos lectores

Consejo PRO:

Por el momento, los grupos de Facebook parecen ser la única opción que todavía ofrece cierto alcance orgánico. Considera la posibilidad de crear y gestionar tu propio grupo, si crees que es un tema en el que otros estarían interesados.

O bien, elige un par de tus grupos favoritos en los que te conviertas en un miembro activo. Pero recuerda que tienes que dar, no solo recibir. Ofrece ayuda, tu experiencia, y comparte artículos interesantes que favorezcan las discusiones. Si tienes éxito, es más probable que el moderador te dé la oportunidad de promocionar tu webinar en su grupo.

Ejemplo:

A modo de inspiración, aquí tienes un ejemplo de cómo podría ser ese mensaje. Este fue publicado por Peep Laja, fundador de CXL, en su grupo de Facebook CXL.

Paso 7: Realiza una campaña de anuncios de pago

Cuándo: Desde 2 semanas antes de tu webinar hasta el gran día

Si quieres llegar a personas fuera de tu audiencia actual y tienes un presupuesto para invertir en promoción pagada, debes prestar mucha atención a este paso.

Las campañas publicitarias de pago, independientemente de si las realizas en Facebook, Google o LinkedIn, pueden ayudarte a generar resultados medibles en un periodo de tiempo relativamente corto.

Naturalmente, también hay un riesgo. Si te diriges al público equivocado o tus anuncios no están optimizados para las conversiones, puedes acabar gastando tu presupuesto en atraer visitantes a tu web que no se registren a tu webinar.

Ese riesgo, sin embargo, se mitiga fácilmente si estableces un presupuesto máximo diario que quieras gastar al configurar tus anuncios.

Entonces, ¿qué puedes hacer con los anuncios de pago para conseguir más inscripciones en los webinars?

Aquí tienes algunas ideas:

• Si tienes un público existente (por ejemplo, clientes, personas que se registraron en tu anterior webinar, personas que siguen tu página de empresa), empieza por crear una Lookalike Audience (Audiencia Similar en Facebook) o Similar Audience (Audiencia Similar en Google) y dirígete a las personas que son similares a ellos
• Crea un público personalizado en Facebook basado en los criterios que hayas elegido (por ejemplo, sus intereses, el sector al que pertenecen, su función en una empresa, su ubicación)
• Crea un público personalizado en Google basado en una lista de URLs que podrían interesar a tu público. Incluso podrían ser las páginas de tus competidores
• Crea una campaña de retargeting en Facebook o Google dirigida a personas que hayan visitado tu sitio web en los últimos 10 días, pero que no hayan convertido
• Crea una campaña de retargeting en Facebook o Google dirigida a personas que hayan visitado la página de registro de tu webinar en los últimos cinco días, pero que no hayan convertido

Consejo PRO:

Si vas a publicar tus anuncios en Facebook, lo más probable es que apuntes a la colocación de anuncios en la Sección de Noticias de Facebook. Sin embargo, también puedes probar otros lugares menos concurridos. Por ejemplo, Facebook Groups Feed (opción relativamente nueva) o la Bandeja de Entrada de Messenger.

¿Sabías que…?

Puedes publicar anuncios en Facebook e Instagram desde tu cuenta de GetResponse. Vienen totalmente integrados con tus webinars, landing pages, embudos y campañas de email marketing.

Ejemplo: Aquí tienes dos ejemplos de anuncios de Facebook para promocionar webinars.

Paso 8: Promociona tu webinar a través de socios

Cuándo: 1 semana antes de tu webinar

Las asociaciones son una forma estupenda de ampliar tu alcance y promocionar tu webinar entre personas que se parecen a tu audiencia actual.

Hay dos formas principales de conseguir asociaciones.

Puedes buscar socios que estén dispuestos a promocionar tus webinars “gratuitamente”. En cambio, querrán alguna otra forma de pago o reciprocidad, como la posibilidad de promocionar sus servicios entre tu audiencia o compartir la lista de contactos que acabarán inscribiéndose en el evento.

También están las empresas que te permiten comprar espacio publicitario en su sitio web u ofrecer publicaciones patrocinadas en las redes sociales y correos a su audiencia. Pueden ser eficaces, pero también suelen resultar bastante caras, si te diriges a grandes anunciantes.

Aquí tienes algunas ideas que puedes considerar:

• Encuentra sitios web de nicho con una audiencia similar a la tuya. Llega a un acuerdo para promocionar las ofertas del otro en una de tus newsletters
• Asóciate con sitios web que ofrezcan servicios complementarios y que no compitan entre sí. Co-promociona y organiza el webinar y después comparte la lista de inscritos
• Alternativamente, invítalos a actuar como ponentes invitados en tu webinar, y pídeles que lo promocionen en su comunicación de marketing. De este modo, puedes aumentar tu alcance, ofrecer una nueva perspectiva a tu audiencia y aumentar el conocimiento de la marca asociada
• Encuentra sitios web dentro de tu nicho que ofrezcan soluciones publicitarias asequibles: correo patrocinado, un banner en una newsletter semanal, un artículo patrocinado, publicaciones en redes sociales

Consejo PRO 1:

Al elegir las marcas con las que te gustaría asociarte, ten en cuenta no solo el tamaño de su audiencia, sino también su compromiso. A veces es mejor trabajar con empresas más especializadas que tengan una relación más fuerte con su público y que no realicen campañas similares con demasiada frecuencia. Puede que acabes con un número menor de inscritos, pero será más probable que conviertan.

Consejo PRO 2:

Si vas a promocionar el webinar con una marca asociada, asegúrate de que añade parámetros UTM a los enlaces que llevan a tu sitio. Esto te ayudará a evaluar cuánto tráfico y cuántos clientes potenciales te han ayudado a generar. En otras palabras, sabrás si la campaña ha sido un éxito.

Ejemplo:

Aquí tienes dos ejemplos de emails que promocionan webinars. El primero es un típico email patrocinado. El otro, en cambio, es un ejemplo de colaboración de marketing entre dos marcas.

Paso 9: Envía emails recordatorios

Cuándo: A lo largo de la semana anterior a tu webinar

Este es el último paso de nuestro plan de promoción del webinar. ¿Es importante? Por supuesto.

Si tienes una audiencia existente, especialmente clientes actuales o personas que se han registrado en tus otros webinars, este es quizá el paso más importante.

Ya hemos insistido en que debes enviar una ráfaga de emails a tu lista de contactos. Pero si quieres muchas inscripciones, no debes detenerte en un solo mensaje.

No nos malinterpretes, no estamos sugiriendo que debas molestar a tu audiencia hasta el punto de que marquen tus emails como spam, o se den de baja de tus listas.

Sin embargo, nuestras propias campañas nos han demostrado una y otra vez que es necesario enviar emails recordatorios.

Esto es lo que sugerimos:

• Después de enviar tu email de invitación inicial, identifica a los que no se han registrado en tu webinar. Después de una semana, envíales un email de recordatorio. Después de unos días más, envía un email de “¡última oportunidad para inscribirse!” a los que aún no han respondido
• En cada paso, asegúrate de no enviar los emails de invitación a los que se han inscrito correctamente. Deja aquellos para más adelante, y envíales un recordatorio sobre el próximo webinar, un día antes del gran día
• Antes de que comience tu webinar, asegúrate de enviar un recordatorio de última hora, informando a tus inscritos que la reunión comenzará en 15 minutos

Consejo PRO:

Si quieres aumentar la tasa de asistencia a tu webinar, considera lo siguiente:

1) Añade un vídeo teaser con una invitación personal del presentador. Permite que tu audiencia sepa lo que obtendrá si se une a ti en directo

2) A menos que pienses compartir la grabación del webinar, haz saber a tu audiencia que no habrá ninguna

3) Comunica a tu audiencia que habrá una oferta especial o un regalo disponible para los que se unan a ti en directo

¿Sabías que…?

Si utilizas GetResponse, puedes configurar emails recordatorios automáticos para enviarlos antes de que comience tu webinar. Gracias a esto, cuando queden pocos minutos para que comience tu gran espectáculo, no tendrás que preocuparte de enviar más comunicaciones.

Ejemplo:

Ejemplo de email recordatorio enviado 1 hora antes del inicio del webinar.

Paso extra: Cómo convertir a tus inscritos en clientes

¡Ya lo tienes!

Si repasas estos 9 pasos y aplicas lo que has aprendido, estoy seguro de que tu webinar será un éxito.

Ten en cuenta que la mayoría de los webinars no convierten automáticamente a los inscritos en clientes. Tendrás que hacer un poco más de trabajo.

Por suerte para ti, también hemos reunido estos 10 consejos que te ayudarán a convertir a más de tus inscritos en el webinar en clientes:

1. Añade ofertas por tiempo limitado durante tu webinar. Un botón de llamada a la acción visible en la parte superior de tu presentación te ayudará a generar más ventas si tu webinar es atractivo.
2. Añade un botón de llamada a la acción que dirija a tu oferta especial en la página de agradecimiento que se muestra a quienes se han registrado con éxito en el webinar.
3. Añade un botón de llamada a la acción que conduzca a una oferta por tiempo limitado en la página de agradecimiento que se muestra a quienes han asistido al webinar.
4. Poco después de que termine el webinar, haz un seguimiento con una grabación de vídeo y una oferta especial para los que se hayan registrado y acudido al evento.
5. Envía una oferta similar a los que no han asistido al webinar. Como no han estado tan comprometidos, puedes considerar la posibilidad de ofrecerles un descuento de nivel inferior.
6. Envía un segundo seguimiento, unos días después del mensaje con la grabación del webinar, preguntando a tu audiencia qué les pareció el evento. Allí, incluye también tu oferta e informa a tus destinatarios que la oferta caducará pronto.
7. Publica anuncios de retargeting y dirígete a quienes hayan asistido al webinar, pero no hayan convertido después. Asegúrate de excluir a los que ya son tus clientes.
8. Publica anuncios de retargeting y dirígete a quienes hayan visitado la página de tu oferta especial, pero no hayan convertido. Asegúrate de que no han sido tus clientes desde el principio.
9. Ponte en contacto con los que han participado activamente en el webinar y ofréceles una consulta personal gratuita de 30 minutos. Durante la reunión, puedes ofrecerles la posibilidad de prolongar la reunión si pagan un extra o compran uno de tus productos.
10. Incluye a los que hayan convertido con éxito durante tu campaña en tus futuras campañas promocionales de webinars.

Consejo PRO:

Asegúrate de desactivar los anuncios y de eliminar las ventanas emergentes o banners de salida en cuanto termine tu webinar. No sería conveniente seguir llevando a tus clientes potenciales a una página que diga “el webinar ha terminado”.

Como alternativa, si quieres seguir captando clientes potenciales con esta campaña, puedes convertir tu webinar en un webinar a la carta. Si decides hacerlo, tendrás que ajustar la página de registro del webinar para que conduzca a tu webinar a la carta. Seguirá teniendo un formulario de inscripción, pero inmediatamente después de que el usuario lo rellene, se le mostrará un vídeo que podrá ver inmediatamente.