Comment synchroniser les contacts entre GetResponse et Microsoft Dynamics 365 ? MAX Vidéo

Vous pouvez facilement intégrer votre compte GetResponse à Microsoft Dynamics 365. L’intégration vous permettra de synchroniser les contacts entre les deux plateformes, d’associer leurs activités marketing et de lancer des campagnes de marketing par e-mail sans quitter votre CRM.

L’intégration vous permet de :

• Synchroniser les contacts entre les deux plateformes, ainsi que leurs activités et attributs de mesure marketing
• Envoyer vos campagnes d’emailing directement depuis votre plateforme CRM
• Analyser les résultats des campagnes et informer votre planification des ventes et du marketing

Nous supportons les versions suivantes de Microsoft Dynamics 365 : v8.2, v9.0, v9.1, v9.2.

Rôles organisationnels

Administrateur de connexion GetResponse

L’administrateur de l’intégration qui peut :
– Créer, modifier, supprimer, attribuer et partager leurs enregistrements de contacts CRM pour l’ensemble de l’organisation
– Créer, lire, ajouter, annexer, attribuer et partager des enregistrements de listes marketing pour l’ensemble de l’organisation, ainsi que modifier et supprimer leurs enregistrements de listes marketing
– Créer, attribuer et partager leurs enregistrements de campagne, et lire et annexer les enregistrements de campagne pour l’ensemble de l’organisation
– Lire, ajouter, annexer, attribuer et partager les enregistrements d’activité GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Lire, modifier, annexer, attribuer, partager les enregistrements de contacts GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Créer, lire, modifier, supprimer, ajouter, joindre, attribuer, partager des enregistrements de listes GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Lire les enregistrements de champs personnalisés GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Lire et ajouter des enregistrements de modèles GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Créer, lire, modifier, ajouter des Newsletters GetResponse pour l’ensemble de l’organisation

Utilisateur de connexion GetResponse

L’utilisateur d’intégration qui peut :
– Créer, modifier, supprimer, attribuer, partager ses enregistrements de contacts CRM pour l’ensemble de l’organisation
– Créer, lire, modifier, supprimer, ajouter, ajouter à leurs enregistrements de listes marketing
– Lire et ajouter des enregistrements de campagne pour l’ensemble de l’organisation
– Lire, ajouter, attribuer, partager les enregistrements d’activité GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Lire, modifier, ajouter, annexer, attribuer, partager les enregistrements de contacts GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Lire les enregistrements de listes GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Lire les enregistrements de champs personnalisés GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Lire et ajouter des enregistrements de modèles GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Créer, lire, modifier et ajouter leurs enregistrements de newsletter GetResponse

GetResponse Read-only

L’utilisateur de l’application qui peut :
– Lire les enregistrements de contacts CRM pour l’ensemble de l’organisation
– Lire les enregistrements de listes marketing pour l’ensemble de l’organisation
– Lire les enregistrements de campagnes pour l’ensemble de l’organisation
– Lire les enregistrements d’activité GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Lire les enregistrements de contacts GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Lire les enregistrements de prospects GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Lire les enregistrements de champs personnalisés GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Lire les enregistrements de modèles GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Lire les enregistrements de newsletters GetResponse pour l’ensemble de l’organisation

Utilisateur du service GetResponse

L’utilisateur de l’application qui sera utilisée par le Connecteur et qui est capable de :
– Lire, ajouter, ajouter aux enregistrements de contacts CRM pour l’ensemble de l’organisation
– Lire, ajouter, ajouter aux enregistrements de listes marketing pour l’ensemble de l’organisation
– Lire, ajouter, ajouter aux enregistrements de campagnes pour l’ensemble de l’organisation
– Lire les enregistrements d’activité GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Créer, lire, modifier, supprimer, ajouter, joindre, attribuer, partager des enregistrements de contacts GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Créer, lire, supprimer, ajouter, annexer, attribuer, partager des enregistrements de liste GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Créer, lire, modifier, supprimer, ajouter, ajouter à, attribuer, partager des enregistrements de champs personnalisés GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Créer, lire, modifier, supprimer, ajouter, ajouter à, attribuer, partager des enregistrements de modèles GetResponse pour l’ensemble de l’organisation
– Créer, lire, modifier, supprimer, annexer, attribuer, partager des enregistrements de newsletter GetResponse pour l’ensemble de l’organisation

Comment connecter Microsoft Dynamics 365 Sales à GetResponse ?

Pour connecter votre compte GetResponse à Microsoft Dynamics 365, vous devez :

1. Télécharger le fichier d’installation de GetResponse pour Dynamics 365 à partir de votre compte GetResponse dans la section Intégrations et API et aller dans Réglages avancés dans Microsoft Dynamics 365 pour l’installer.

   

2. Développez la flèche à côté de Paramètres et sélectionnez Solutions.

   

3. Cliquez sur Importer et ajoutez le fichier GetResponse Connector. Poursuivez ensuite l’installation.
4. Une fois l’installation terminée, une nouvelle zone de Microsoft Dynamics 365 appelée GetResponse devient disponible.

Activation de Microsoft Dynamics 365 dans GetResponse

1. Dans votre compte GetResponse, naviguez vers Intégrations et API >> MS Dynamics.
2. Cliquez sur Connecter.
3. Fournissez les détails suivants :

– Version de MS Dynamics (On-Line ou On-Premises)
– ID du client
– Client Secret
– Adresse de l’environnement CRM
– Version API CRM
– URL du serveur d’autorité

4. Cliquez sur Connecter à Microsoft Dynamics 365.
5. Configurez ensuite l’intégration.

4. Décidez si vous voulez envoyer des champs personnalisés, et choisissez les champs personnalisés que vous souhaitez synchroniser.
5. Décidez si vous souhaitez envoyer des tags.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez modifier les paramètres ultérieurement en cliquant sur Modifier les paramètres sur la page d’intégration.

Quelles données sont synchronisées entre GetResponse et Microsoft Dynamics 365 ?

Les données synchronisées entre Microsoft Dynamics 365 et GetResponse comprennent les noms des contacts et les adresses e-mail. L’intégration n’importe pas les données des objets Leads ou Opportunity dans le CRM.

Les données de contact synchronisées de GetResponse vers Microsoft Dynamics 365 comprennent :

• Nom du contact
• L’adresse e-mail
• Score d’engagement
• Points de score
• Origine
• Date de création
• Champs personnalisés
• Tags

Nous fournissons également des données sur l’activité des contacts liées à des messages spécifiques reçus par le contact. Ces données sont les suivantes :

• Nom du message
• Type d’activité – envoi, ouverture et clic
• Date de l’activité
• URL (facultatif et en fonction du type de message)

La synchronisation des données a lieu toutes les heures.

Le processus de synchronisation des contacts de Microsoft Dynamics 365 vers GetResponse

Tout d’abord, créez une liste marketing dans Microsoft Dynamics 365 pour définir la liste des contacts que vous souhaitez synchroniser.

Les champs marqués d’un astérisque rouge sont obligatoires. Définissez la cible de la liste sur Contacts.

Pour créer une liste :

1. Allez dans Marketing lists.
   
   

   

2. Cliquez sur Nouvelle.

   

3. Ajoutez le nom de la liste.
4. Choisissez le type de liste (statique ou dynamique).
5. (Facultatif) Ajoutez l’objectif de la liste.
6. Choisissez Contact dans Ciblé sur.
7. Remplissez les autres champs si nécessaire.
8. Cliquez sur Save.

Selon le type de liste que vous avez sélectionné, il est maintenant temps d’ajouter des contacts à la liste.
Pour ajouter des contacts :

1. Allez dans Membres.

– Pour une liste statique, cliquez sur Add ou Manage members. Recherchez ensuite votre contact ou ajoutez-en un nouveau en cliquant sur New record >> Contacts. Après avoir rempli les détails (n’oubliez pas l’adresse électronique), cliquez sur Save and close. Cliquez ensuite sur Add et le contact sera ajouté à la liste marketing.

– Pour une liste dynamique, cliquez sur la flèche à côté de Manage members et sélectionnez Add using advanced find. Définissez ensuite les conditions. Cliquez sur Find une fois les conditions définies et sur Add pour les utilisateurs sélectionnés ou Add all.

Remarque: n’utilisez pas de filtres basés sur Owner>> Equals current user. Utilisez un filtre basé sur un propriétaire défini, comme Owner>>equals>>John Doe.

2. Vos contacts seront répertoriés en tant que membres dans la liste. Cliquez sur Save and close pour terminer la création de votre liste marketing.

Vous pouvez également ajouter des contacts ultérieurement. Le même contact CRM peut apparaître sur plusieurs listes marketing qui sont ensuite connectées aux listes GetResponse.

L’étape suivante consiste à créer une liste GetResponse dans Microsoft Dynamics 365. Vous pouvez avoir plusieurs listes GetResponse, mais seul l’administrateur de connexion GetResponse peut les créer.

Pour créer une liste :

1. Allez dans Listes GetResponse.
   
   
   

   

2. Cliquez sur New.
3. Ajoutez le nom de la liste. Les noms de liste dans GetResponse doivent être uniques pour tous les comptes GetResponse. Utilisez uniquement des lettres minuscules, des chiffres, des tirets ” – ” et des traits de soulignement ” _ “.
4. Choisissez la liste marketing que vous souhaitez synchroniser avec GetResponse. Vous ne pouvez utiliser que des listes de marketing ciblant les Contacts.
5. Cliquez sur Save.
6. Pour marquer la liste comme prête à être synchronisée, allez dans Flow >> Set as New et cliquez sur OK dans la fenêtre contextuelle.

La liste est synchronisée avec GetResponse toutes les heures. Le champ Is created in GetResponse devient Yes et le Synchronization status passe de New à Created in GetResponse. Cela créera des contacts dans GetResponse équivalents aux contacts dans le CRM liés à la liste marketing connectée à une liste GetResponse dans Microsoft Dynamics 365.

En cas d’erreur, le statut de synchronisation passera à Error et le champ Is created in GetResponse passera à No. Dans le champ **Erreur de synchronisation**, vous verrez la raison de l’erreur, comme un nom de liste déjà existant dans GetResponse. Après avoir modifié le champ requis en fonction de l’erreur, vous pouvez répéter la synchronisation en allant dans Flow >> Set as new, ce qui changera le statut de la synchronisation en New.

Si vous supprimez une liste dans GetResponse, la liste dans Microsoft Dynamics 365 changera le statut de synchronisation en Deleted in GetResponse et Is created in GetResponse sera défini sur No.

La synchronisation crée les contacts CRM dans GetResponse. Les contacts disposent de toutes les informations nécessaires et sont liés aux contacts CRM et à une liste GetResponse dans Microsoft Dynamics 365. Leur statut de synchronisation est défini sur Synchronisé.

Le processus de synchronisation des contacts de GetResponse vers Microsoft Dynamics 365

Les contacts ne sont pas ajoutés automatiquement, car l’intégration ne crée pas de nouveaux enregistrements dans Microsoft Dynamics 365. L’intégration enrichit les enregistrements existants avec des données supplémentaires.

Pour les contacts créés dans GetResponse, les enregistrements des contacts GetResponse sont créés sans aucune connexion avec les contacts CRM. Connectez vos contacts GetResponse aux contacts CRM existants ou créez-en de nouveaux.

Les contacts GetResponse connectés aux contacts CRM s’actualisent automatiquement.

Vous pouvez facilement voir les contacts qui nécessitent une connexion lorsque vous allez dans GetResponse contacts >> cliquez sur Active GetResponse contacts >> et sélectionnez GetResponse contact without CRM contact.

Les contacts GetResponse qui attendent d’être synchronisés avec les contacts CRM sont affichés comme étant en cours de traitement dans Dynamics.

Pour déplacer votre base de données GetResponse vers Microsoft Dynamics 365, procédez comme suit :

1. Trouvez une liste dans GetResponse que vous voulez synchroniser.
2. Notez son nom.
3. Dans Microsoft Dynamics 365 Sales, allez dans GetResponse Lists.
4. Cliquez sur New.
5. Créez une liste portant le même nom que la liste dans GetResponse.
6. Sélectionnez ou créez votre liste marketing qui sera liée à la liste GetResponse.
7. Enregistrez la liste.
8. Cliquez sur la flèche en regard de Flow et sélectionnez Set as new.

La liste sera synchronisée et les contacts de GetResponse seront importés dans l’heure qui suit.

Une fois la liste synchronisée, vous devrez importer les contacts dans le CRM et les faire correspondre à vos contacts GetResponse dans Microsoft Dynamics 365. Pour ce faire, suivez la procédure décrite ci-dessous :

1. Allez dans GetResponse Contacts.

2. Exportez la liste dans GetResponse contacts vers un fichier Excel. Son nom sera Active GetResponse contacts.

   

3. Allez dans Contacts dans Microsoft Dynamics 365 Sales.

   

4. Exportez la liste vide vers un fichier Excel appelé My active contacts.
5. Ouvrez les deux fichiers dans Excel.
6. Dans le premier fichier, sélectionnez la colonne des noms et prénoms et collez-la dans le second fichier sous la colonne Nom complet.
7. Dans le fichier Active GetResponse contacts, insérez une nouvelle colonne à gauche de la colonne Nom.
8. Dans le même fichier, sélectionnez la première colonne (Nom), allez dans Données en haut et cliquez sur Texte en colonnes, puis cliquez sur Suivant dans la fenêtre qui s’ouvre.

   

9. Sélectionnez Espace comme délimiteur et cliquez sur Suivant.
10. Cliquez ensuite sur Terminer et sur *OK** dans la fenêtre qui s’affiche.
11. Copiez la première colonne avec le nom uniquement dans le fichier My active contacts dans la colonne Prénom.
12. Retournez au fichier My active contacts et copiez la deuxième colonne avec le nom de famille dans le deuxième fichier. Collez-la dans la colonne Nom.
13. Dans le fichier My active contacts, copiez la colonne Email.
14. Collez-la dans le fichier My active contacts, dans la colonne Adresse e-mail.
15. Enregistrez le fichier My active contacts.

Une fois le fichier enregistré, rendez-vous sur Microsoft Dynamics 365. Vous devrez importer le fichier My active contacts dans vos contacts CRM.

1. Allez dans Contacts.

   

2. Cliquez sur Import from Excel et ajoutez votre fichier.
3. Cliquez sur Next.
4. Sélectionnez si vous souhaitez autoriser les doublons.
5. Cliquez sur Finish import.
6. Cliquez sur Confirm.

L’importation des contacts prendra quelques instants. Cliquez sur Refresh pour savoir quand l’importation est terminée. Ensuite, reliez les contacts.

1. Allez dans GetResponse Contacts.
2. Cliquez à nouveau sur Export to Excel.
3. Ouvrez le fichier.
4. Copiez la colonne Nom.
5. Collez-la dans la colonne Contact.
6. Enregistrez le fichier.
7. Dans Microsoft Dynamics 365, accédez aux GetResponse Contacts.
8. Cliquez sur Import from Excel.
9. Sélectionnez le fichier que vous venez de modifier.
10. Cliquez sur Next.
11. Choisissez si vous voulez autoriser les doublons.
12. Cliquez sur Finish import.

Attendez la fin du processus de synchronisation. Après cela, le statut de tous les enregistrements devrait être marqué comme Synchronisé.

Tout ce qui arrive au contact dans GetResponse sera désormais reflété dans Microsoft Dynamics 365.

Lorsque vous aurez terminé les étapes, les données de votre contact GetResponse seront transmises à Microsoft Dynamics 365 avec le nom, l’adresse e-mail, le score d’engagement, les points de scoring, l’origine, la date de création, les champs personnalisés et les tags.

Vous ne pouvez pas modifier les champs personnalisés GetResponse importés avec les contacts. Ils sont connectés aux contacts GetResponse ainsi qu’aux contacts CRM dans Microsoft Dynamics 365, et vous pouvez les afficher dans le contact CRM dans Related >> GetResponse Custom fields.

Dans GetResponse Activities, les actions d’un contact dans une newsletter envoyée via Microsoft Dynamics 365, comme les liens cliqués ou les messages ouverts, seront synchronisées. Elles sont liées au contact GetResponse dans Microsoft Dynamics 365 et au contact CRM. Lorsque vous vérifiez un contact dans Microsoft Dynamics 365 Sales, l’activité sera affichée dans Related.

Fonctionnement des modèles de message

Les modèles incluent les brouillons de messages créés dans GetResponse.

Pour voir un modèle de newsletter dans Microsoft Dynamics 365, créez un brouillon dans le compte avec un préfixe MS CRM, afin qu’il ressemble à ceci : MS CRM Message de bienvenue. Vous pouvez réutiliser le modèle plusieurs fois.

Vous trouverez le message dans Microsoft Dynamics 365 sous GetResponse Newsletters lorsque vous commencerez à créer une newsletter.

Si un brouillon n’est plus disponible dans GetResponse, le modèle dans le CRM devient inactif et s’affiche comme Supprimé dans GetResponse, et ne peut plus être utilisé.

Les données des modèles sont synchronisées toutes les 5 minutes.

Comment envoyer une newsletter via Microsoft Dynamics 365

La zone GetResponse Newsletters comprend des informations sur les newsletters que vous envoyez. Chaque newsletter envoyée depuis Microsoft Dynamics 365 est liée à votre liste marketing et à un modèle GetResponse. Elle est également liée à l’activité du destinataire dans GetResponse. Les e-mails créés dans GetResponse seront également affichés dans la zone GetResponse Newsletters.

Pour programmer un message via Microsoft Dynamics 365 :

1. Connectez-vous à votre compte Microsoft Dynamics 365 Sales.
2. Ouvrez la zone GetResponse.
3. Dans le menu, sélectionnez GetResponse Newsletters.
4. Cliquez sur New.
   
   

   

5. Ajoutez le nom de votre message.
6. Choisissez le modèle en recherchant son nom.
7. Sélectionnez la liste marketing dans Microsoft Dynamics 365 à laquelle vous souhaitez envoyer le message.
8. (Facultatif) Sélectionnez votre campagne.
9. Planifiez l’envoi du message.
10. Allez dans Flow et sélectionnez Set as ready for realization.
11. Dans Administration, le statut de synchronisation sera défini sur Ready for realization. Vous ne pourrez pas modifier les champs sélectionnés précédemment.

Les messages programmés sont synchronisés toutes les minutes. En cas d’erreur, vous en verrez la raison, comme un modèle supprimé ou une liste marketing non définie.

L’activité des destinataires dans les messages envoyés est synchronisée toutes les heures.

Que se passe-t-il lorsque l’adresse e-mail est supprimée ou modifiée dans Microsoft Dynamics 365 ou GetResponse ?

Si une adresse électronique d’un contact GetResponse dans Microsoft Dynamics 365 est modifiée, elle ne changera pas dans GetResponse. Si une adresse est supprimée ou désactivée, elle ne sera pas supprimée dans GetResponse.

Si une adresse e-mail est modifiée dans un contact GetResponse, elle est automatiquement modifiée dans le contact GetResponse situé dans Microsoft Dynamics 365, mais pas dans le contact CRM. Si le contact est supprimé de GetResponse, le contact GetResponse dans Microsoft Dynamics 365 est indiqué comme Supprimé dans GetResponse et ne sera plus synchronisé à l’avenir.

Que se passe-t-il lorsque vous fusionnez des contacts CRM avec des contacts GetResponse ?

Si vous fusionnez des contacts CRM, les contacts GetResponse, ainsi que ses champs personnalisés et ses activités, seront toujours visibles dans le contact principal.

Où trouver les rapports dans Microsoft Dynamics 365 ?

Après avoir cliqué sur Home, vous trouverez deux tableaux de bord de rapports : l’un lié aux contacts et l’autre à leur activité et aux e-mails envoyés.

Le tableau de bord des contacts :

Le tableau de bord de l’activité et des e-mails envoyés

Glossaire

Contacts CRM dans Microsoft Dynamics 365

Les contacts CRM sont utilisés pour configurer des listes et des newsletters GetResponse dans Microsoft Dynamics x365. Lorsque vous synchronisez une liste GetResponse, les contacts seront utilisés pour créer des contacts dans GetResponse. Les contacts sont également connectés aux champs personnalisés et aux activités de contact de GetResponse.

Listes marketing dans Microsoft Dynamics 36

Les listes sont utilisées pour définir les listes GetResponse et les destinataires des newsletters dans Microsoft Dynamics 365, et doivent être ciblées dans Contacts. Les listes contiennent des contacts CRM synchronisés avec GetResponse ou des contacts sélectionnés pour une newsletter GetResponse. Vous pouvez également les utiliser dans des campagnes.

Les listes marketing peuvent être statiques ou dynamiques. Vous ajoutez manuellement des contacts à une liste statique à l’aide de la recherche ou de la recherche avancée. Avec les listes dynamiques, les contacts sont ajoutés automatiquement en fonction de vos règles de recherche.

Listes GetResponse dans Microsoft Dynamics 365

Les listes GetResponse dans Microsoft Dynamics 365 sont les listes qui ont été synchronisées avec la plateforme GetResponse.

Les contacts dans les listes marketing sont connectés aux listes GetResponse dans Microsoft Dynamics 365 et ce sont eux qui sont synchronisés.

Les contacts CRM synchronisés se trouvent dans les listes marketing connectées aux listes GetResponse. Les contacts GetResponse sont créés sur la base des contacts CRM liés à la liste marketing.

Contacts GetResponse dans Microsoft Dynamics 365

Un contact GetResponse est créé sur la base d’un contact CRM ajouté à la liste marketing liée à une liste GetResponse dans Microsoft Dynamics 365.

Un contact GetResponse est créé pour chaque contact CRM existant sur la liste marketing liée à une liste GetResponse dans Microsoft Dynamics 365.

Les informations provenant de GetResponse, comme l’activité ou les champs personnalisés, sont liées aux contacts GetResponse dans Microsoft Dynamics 365.

Champs personnalisés GetResponse

Vous pouvez les trouver dans les coordonnées d’un contact GetResponse et d’un contact CRM qui lui est lié. Il provient directement de GetResponse et sert à décrire le contact en détail. Il n’est pas modifiable.

Newsletters de GetResponse

Les newsletters GetResponse contiennent des informations sur les newsletters envoyées par l’intermédiaire de Microsoft Dynamics 365. Chaque newsletter est liée à une liste marketing avec des contacts et un modèle GetResponse. Les activités GetResponse y sont liées.

Modèles GetResponse

Les modèles GetResponse contiennent des informations sur les brouillons d’e-mails créés dans GetResponse. Ils sont disponibles lors de la création d’une newsletter GetResponse dans Microsoft Dynamics 365. Ils sont basés sur les brouillons GetResponse avec le préfixe MS CRM.

Activité de GetResponse dans Microsoft Dynamics 365

L’intégration suit l’activité e-mail des contacts synchronisés, en recueillant des informations à partir des newsletters envoyées soit par Microsoft Dynamics 365, soit par GetResponse.

Vous pouvez voir les ouvertures de messages, les messages envoyés et les liens cliqués. Les informations sont d’abord enregistrées dans GetResponse, puis synchronisées avec les contacts CRM et GetResponse.