Советы по организации эффективной удаленной работы

Всемирный карантин изменил правила игры для бизнеса разных уровней. Миллиарды людей в экстренном режиме перешли на дистанционную работу, и это было стрессом как для рядовых сотрудников, так и для руководителей. Спустя несколько месяцев компании наработали опыт, научились быть эффективными и находить выходы из кризисных ситуаций.

Почему, несмотря на постепенное ослабление карантина, продолжает быть актуальной удаленная работа? Что нужно знать, чтобы корректно организовать дистанционную занятость? Какие дополнительные инструменты потребуются? Как проверять эффективность удаленной работы и мотивировать сотрудников? Актуальные советы будут полезны даже после окончания пандемии коронавируса.

Будущее за удаленной работой

Компании многих стран уже начали планомерно выходить из карантина, открывать офисы и возвращать сотрудников на привычные рабочие места. Тем не менее, работа на удаленке не теряет популярности, потому представители бизнеса как минимум частично оставляют возможность работать дистанционно. Этому есть несколько объяснений:

• вынужденный отказ от аренды офиса — компании, в которых пандемия спровоцировала экономический кризис, приняли решение о сокращении расходов с помощью отказа от аренды помещения (или переезда в более маленький офис с переводом части сотрудников на удаленку);
• пожелания работников — многие на личном опыте пришли к выводу, что работать дома может быть комфортно и просто, если скорректировать привычный уклад;
• оценка эффективности — представители руководства компаний сравнили KPI при работе в офисе и работе в удаленном доступе и констатировали, что дистанционная занятость часто не только не тормозит, но и развивает бизнес.

Еще недавно работа удаленно из любой точки земного шара была мечтой, достижимой единицам. Сегодня же это становится реальностью, коренным образом меняющей устои многих компаний.

Чтобы укрепить свои позиции в бизнесе и идти в ногу с мировыми тенденциями, руководителям будет мало просто объявить сотрудникам о возможности удаленки. Прописать мануалы, воссоздать комфортную атмосферу, решить вопросы с техникой, подобрать инструменты контроля и учета, научиться решать конфликтные ситуации — тот необходимый минимум, без которого вы просто проиграете конкурентам, способным быстрее адаптироваться в новых реалиях.

Инструкция для удаленных сотрудников: какие правила прописать?

Самое важное при переходе компании на удаленку — составить детальную инструкцию, где будут прописаны все правила и запреты. Некоторые люди ошибочно путают работу по удаленному доступу с фрилансом. Однако во втором случае сотрудники не имеют четко обозначенных обязанностей и не заинтересованы в успехе компании. Если же вы по-прежнему стремитесь к результативности и командной работе, пропишите в инструкции такие моменты:

• организация рабочего места — например, здесь можно уточнить, что правильный вариант — место за рабочим столом, а не в кровати;
• проведение ежедневных планерок — практика показывает, что непродолжительные онлайн-совещания (около 15 минут) помогают настроиться на рабочую атмосферу;
• дресс-код — хотя в соблюдении правил можно удостовериться только во время коротких встреч в Zoom или на другой аналогичной платформе, стоит указать в мануале, что нужна удобная, но не домашняя одежда;
• рабочее общение — следует уточнить, в каких случаях при обсуждении вопросов надо прекращать переписку в мессенджере и созваниваться (например, когда общение по поводу конкретного рабочего вопроса превысило 10 сообщений);
• планирование — и для начальства, и для самих сотрудников важно составлять планы и рассчитывать, сколько времени займет та или иная задача, в инструкции желательно прописать, при помощи каких инструментов лучше планировать рабочий день;
• запреты — каждый работник должен четко знать, за какие действия ему грозит штраф или даже увольнение (например, за просмотр фильмов, игру на компьютере или подработку в рабочее время).

Надо понимать, что работа по удаленному доступу — серьезный стресс для сотрудников всех уровней, поэтому мануалы не должны превращаться в свод запретов и обязательств. Идеи по организации неформального общения, правила для поддержания командного духа, бонусы за качественно выполненные задачи — все это также является важным. Компания готова к переходу на дистанционную работу только в том случае, если нацелена не столько на контроль, сколько на результат.

Какие инструменты использовать для удаленной работы?

Корректно подобранные инструменты для удаленного сотрудника на дому — уже половина успеха. Подобные сервисы нужны не только для контроля, но и для упрощения и оптимизации процессов. В числе наиболее популярных и полезных инструментов: Trello, JiRA, ПланФикс, RedMine и Slack.

Trello

Система управления проектами в онлайн-режиме, которая будет особенно полезна для стартапов и небольших компаний. С помощью Trello можно эффективно организовать работу по методу канбан-досок, распространенному в Японии.

Возможности:

• отслеживание задач в процессах и на проектах;
• создание и хранение актуальных документов;
• обмен информацией между членами команды;
• организация встреч с указанием повестки дня.

Trello не подойдет для специфических проектов, где необходимы отраслевые инструменты. Также сервис не актуален для инфраструктурной и промышленной сфер.

Сайт: trello.com

JiRA

Система для управления проектами и отслеживания ошибок. Подходит для компаний любого размера и помогает улучшить рабочие процессы.

Возможности:

• отслеживание работы с проектами;
• планирование рабочих процессов;
• обмен информацией по проекту и принятие совместных решений;
• просмотр работы в режиме реального времени;
• отслеживание эффективности и приоритизация задач;
• интеграция со множеством других сервисов (Draw.io, GanttPRO, Gliffy, Битрикс24 и т. д.).

Минусом системы JiRA является обратная сторона функциональности, из-за которой иногда сложно найти нужную информацию. Также приложение имеет относительно высокую цену, потому подойдет компаниям, готовым платить за качественную организацию удаленной работы.

Сайт: jira software

ПланФикс

Конструктор для построения системы управления компанией или командой. Благодаря ПланФиксу можно не только корректно организовать внутренние рабочие процессы, но и взаимодействовать с клиентами на всех этапах сделок.

Возможности:

• создание уникального рабочего пространства для каждого сотрудника;
• применение готовых конфигураций (например, для согласования документов или учета рабочего времени);
• ведение аналитики (финансов, времени и т. д.);
• добавление чек-листов;
• отображение статусов задач;
• обработка звонков, сообщений в мессенджерах, электронных писем, комментариев в социальных сетях;
• выстраивание структуры проектов разной сложности;
• работа с контактами.

Несмотря на большое количество интеграций, ПланФикс не всегда подходит узкоспециализированным компаниям (например, для полноценного ведения электронного документооборота или складского учета).

Сайт: planfix

RedMine

Веб-приложение, разработанное на базе языка программирования Ruby, которое необходимо для управления проектами. Предлагается на бесплатной основе, а функциональность можно расширять при помощи скачивания плагинов.

Возможности:

• настройка прав доступа, распределение обязанностей и ролей;
• работа с файлами и документами;
• создание форумов для каждого проекта;
• учет рабочего времени;
• диаграмма Ганта для иллюстрации графика работы по проектам;
• персонализированное создание полей.

В то же время, если компании нужна автоматизация процессов, а компетенции сотрудников в языке Ruby не хватает, придется либо использовать плагины, либо прибегнуть к помощи сторонних разработчиков.

Сайт: redmine

GetResponse

Платформа для email-маркетинга не ограничивается возможностью только отправки писем. Использование GetResponse будет актуально для тех, кто работает не по найму, а также для небольших компаний, имеющих клиентов в других городах.

Возможности:

• проведение вебинаров;
• демонстрации новых продуктов и обсуждения планов в онлайн-режиме;
• настройка рекламы в Facebook.

Инструменты GetResponse могут выступить в роли комплексной системы, необходимой для реализации маркетингового продвижения.

Сайт: GetResponse – работа из дома

Slack

Корпоративный мессенджер со структурированными каналами для коллективного общения или личной переписки. Отлично подходит, чтобы повысить эффективность работы на удаленной основе и наладить коммуникацию между сотрудниками.

Возможности:

• расширенные модификаторы поиска (например, нужную информацию можно искать при помощи специальных команд от конкретного отправителя или только в исходящих сообщениях);
• встроенный редактор, благодаря которому можно отредактировать документы;
• проведение опросов со встроенной системой реакций;
• импорт и сохранение сообщений;
• уведомления с массовой рассылкой;
• оповещения по заданным ключевым словам;
• разрешение доступа к экрану своего устройства.

Минусом мессенджера Slack является отсутствие русификации. Если для бизнеса наличие русскоязычного интерфейса является принципиальным, этот инструмент не подойдет.

Сайт: slack

Как отслеживать время, потраченное сотрудником на работу?

Мониторинг времени, которое реально тратится на работу, важен как для руководства, так и для сотрудников. Начальники благодаря тайм-трекингу узнают, за что платят деньги удаленщикам, а работники смогут оценить собственную эффективность в течение дня. В списке наиболее популярных программ для учета рабочего времени за компьютером стоит выделить:

• Yaware Time Tracker — сервис мониторинга, который контролирует присутствие на рабочем месте, своевременные приход и уход, посещение сайтов, не связанных с работой;
• CrocoTime — система учета, подходящая для среднего и крупного бизнеса, учитывает звонки и встречи, автоматически мониторит рабочее время и классифицирует посещаемые сайты и программы как продуктивные и непродуктивные;
• Тайм Доктор — онлайн-программа для учета рабочего времени, которая не только отслеживает деятельность персонала, но и делает разбивку времени, потраченного на определенный проект или клиента, также снимает скриншоты для контроля;
• Kickidler — программа, собирающая информацию о том, какие сайты и инструменты применял сотрудник, сколько времени провел в каждом из них, перехватывает нажатия клавиш;
• StaffCounter — система для управления персоналом, умеющая контролировать продуктивность, учитывает посещаемые сайты и запускаемые приложения, анализирует набранный текст, автоматически оповещает о нарушениях.

Также для создания графиков, установки статусов и отслеживания эффективности подойдут различные плагины, например, Timesheets и Timex. Помимо использования сервисов удаленной работы, существуют альтернативные методы учета эффективности сотрудников. Так, например, параллельно с Yaware стоит предложить членам команды ежедневно составлять отчеты, где будет указано, сколько времени потрачено на определенный проект и что именно делали для выполнения задач.

Как менеджерам контролировать удаленную работу?

Самая распространенная иллюзия, которой поддается руководство, — сотрудники будут качественно выполнять работу только в офисе, под непосредственным наблюдением. Работа дистанционно — не тот случай, когда подобный подход можно применить.

При контроле удаленщиков менеджерами надо опираться на конкретику: высчитывать показатели, смотреть на цифры и сверяться с графиками. Работники с четко обозначенными планами всегда более мотивированы, чем те, деятельность которых лишена ориентиров.

Итак, для организации эффективной работы удаленных сотрудников менеджерам необходимо:

• разбивать проекты на задачи и предлагать ежедневные нормы;
• постоянно проверять составленные удаленщиками отчеты;
• вычислять показатели KPI для каждого сотрудника с учетом специфики должностных обязанностей.

Однако каждому управленцу стоит понимать, что удаленная работа в большей мере основана не на тотальном контроле, а на доверии и ориентации на результат. Планы могут корректироваться, а заложенное время — быть меньше или больше фактического. Также иногда появляются срочные незапланированные задачи и происходят форс-мажоры. Но в любой ситуации важно поддерживать благоприятный климат в коллективе и заботиться, чтобы каждому представителю команды было комфортно работать.

Как решать конфликтные ситуации в коллективах на удаленке?

Конфликты в работе — это нормально, и удаленка не исключение. Если уметь правильно решать конфликтные ситуации, можно превратить их в точки роста каждого сотрудника по отдельности и всей компании в целом.

Один из эффективных способов погасить внутреннее напряжение — попросить участников письменно выразить протест и ответить на претензии. Желательно, чтобы члены коллектива заранее установили правила корпоративного этикета и знали, что именно делать при возникновении конфликта того или иного характера. Например, если что-то не нравится в деятельности коллеги или организации рабочего процесса, лучше открыто заявить об этом и предложить пути улучшения.

Также надо учесть, что причина стычек может крыться в стрессе, который испытывает каждый из сотрудников. Чтобы уменьшить градус напряжения, важно иногда отвлекаться от работы (даже во время рабочего дня) и интересоваться жизнью коллег. Общие вопросы о настроении или самочувствии, короткие шуточные сообщения или совместное чаепитие по видеосвязи во время обеденного перерыва — мелочи, значительно снижающие градус напряжения и помогающие в будущем мирно решать любые конфликты.

Как правильно организовать доступ к рабочей технике и нагрузку на серверы?

Вопрос технического обеспечения удаленного сотрудника — в числе самых сложных, особенно если список необходимой техники не ограничивается ноутбуком. Общие тенденции касательно доступа к рабочей технике для удаленщиков таковы:

• необходимость забирать рабочий ноутбук или компьютер домой актуальна только тогда, когда на нем стоят специализированные программы;
• если специфического программного обеспечения нет, есть смысл организовать рабочий процесс на домашнем компьютере;
• чтобы гарантировать сохранность имущества компании, стоит задокументировать передачу техники сотрудникам;
• обеспечение удаленщиков девайсами, необходимыми для работы (в зависимости от должности) — прежде всего задача руководства.

Еще один немаловажный вопрос — организация удаленного доступа к серверам. Для этого необходимо учесть объемы, используемые для работы, и как результат — рассчитать количество допустимых одновременных подключений.

Также ключевым моментом является безопасность доступа к серверу. Шифрование, двухуровневая аутентификация и корректная настройка политики безопасности рабочих компьютеров — факторы, которые уберегут виртуальное хранилище от несанкционированного доступа.

Как бороться с выгоранием сотрудников на удаленке?

К сожалению, работа на удаленном доступе часто не только открывает новые возможности, но и становится причиной эмоционального выгорания и даже депрессии. Ситуация усугубляется тем, что для многих работников дистанционная деятельность является новым опытом, к которому сложно привыкнуть.

Важно, чтобы человек продолжал чувствовать себя частью коллектива и жил не только работой. Наличие мотивации — еще один путь борьбы с выгоранием. Существуют такие способы повысить мотивированность и снизить уровень стресса для удаленщиков:

• Четкие инструкции — когда рамки дозволенного и запрещенного четко очерчены, работать становится гораздо комфортнее. Например, полезно, когда у работника есть мануал, где указано, что недолго общаться с коллегами в мессенджерах на нерабочие темы или слушать во время выполнения задач музыку — это нормально.
• Организация досуга в нерабочее время — если для сотрудников офисов способами сплочения коллектива являются корпоративы или совместные просмотры фильмов, то для удаленщиков нужно искать онлайн-альтернативу. Актуальные варианты — вечеринки в Zoom (можно даже устраивать тематические мероприятия), коллективные занятия спортом онлайн и многое другое.
• Развитие сотрудников — одинаково необходимыми являются повышение профессиональных навыков и улучшение эффективности дистанционной работы. Скидки на онлайн-курсы в нужной отрасли, формулировка лайфхаков для удаленки конкретно в вашей компании и учет предложений по оптимизации дистанционных процессов помогут удаленщикам не просто развиваться, но и чувствовать себя важными как профессионалы.
• Корпоративная культура — хорошо, если внутренние устои начали формироваться еще до всеобщего перехода на удаленку. Командный дух и ощущение сплоченности коллектива помогут создать такие составляющие, как еженедельные рассылки, виртуальные доски почета, геймификация, поощрения корпоративными скидками и многое другое.
• Коммуникация — целями общения между сотрудниками с помощью мессенджеров или видеосвязи не могут быть только контроль и предоставление отчетов. Шеринг полезных статей, тематические чаты по интересам, совместные мозговые штурмы однозначно станут для команды точками роста.

Сотрудник должен понимать, что он не один и все возникающие в работе сложности можно решить с помощью коллег. Если представители коллектива доверяют другу другу и работают не только для получения прибыли, но и для достижения успеха в общем деле, — это переводит компанию на качественно новый уровень.

Советы сотрудникам для эффективной удаленной работы

Когда выполняешь все задачи дистанционно, работа начинает приобретать несколько другой характер. И хотя проблемы такой занятости еще недавно казались многим людям надуманными, карантин дал возможность на личном опыте понять, что такое удаленная работа, и столкнуться со всеми преимуществами и подводными камнями. Чтобы работать эффективно, удаленщикам стоит прислушаться к следующим рекомендациям:

• соблюдение режима дня — ни для кого не секрет, что работа дома расслабляет, но попробуйте просыпаться заранее, чтобы не включать компьютер через 10 минут после пробуждения, а успеть провести все гигиенические процедуры, позавтракать и, возможно, даже сделать зарядку;
• наличие постоянной связи — мобильный телефон всегда должен быть под рукой, а с ответами на онлайн-сообщения коллег не стоит медлить;
• зонирование квартиры — конечно, не у всех есть дома личный кабинет, но четкое разграничение мест, где вы будете работать, отдыхать или пить кофе, — тот необходимый минимум, без которого эффективная работа маловероятна;
• обозначение правил для членов семьи — все домашние (особенно дети) должны быть проинструктированы, что можно и нельзя делать, когда вы работаете;
• тайм-менеджмент и расстановка приоритетов — составление планов на следующий рабочий день поможет сразу включиться в процесс и ограничить себя временными рамками;
• время на отдых — иногда, работая в непривычных домашних условиях, сотрудники боятся лишний раз отвлечься на чай или кофе, а после окончания рабочего дня испытывают сильнейшее переутомление, потому желательно постоянно выделять немного времени для эмоциональной разгрузки, например, по 5-10 минут через каждый час работы;
• регулярные отчеты — отчитываться нужно не только о проделанной работе, но и о необходимости перенести дедлайн или текущем продвижении задачи.

Также для удаленщиков важно продолжать «ходить» на работу, даже если расстояние до рабочего места составляет несколько шагов. Каждое утро необходимо соблюдать некоторые ритуалы, помогающие включиться в рабочую атмосферу. Для этого стоит привести себя в опрятный вид, поздороваться с коллегами в рабочих чатах, пересмотреть список запланированных на сегодня задач и, возможно, сделать чашечку любимого кофе.

Не стоит планировать времязатратные личные дела в течение рабочего дня (исключение — если вы отпросились для этого). Однако нельзя исключать незапланированные сложности и следует с пониманием относиться к потребностям членов семьи. Например, иногда проще выделить 10 минут времени на игру с ребенком, чем в течение двух часов объяснять ему на повышенных тонах, что работаете и вас нельзя отвлекать.

Как поддерживать командный дух и ощущение сплоченности?

Помимо методов, которые предусматривает корпоративная культура, также имеют значение подходы, дают ощущать себя частью команды. Есть несколько полезных лайфхаков, как повысить трудоспособность и почувствовать сплоченность с коллегами:

• открытый доступ к ТуДуЛистам — почти у каждого сотрудника есть список рабочих дел, и возможность ознакомиться с делами коллеги в любой момент поможет оставаться командой даже в виртуальном режиме;
• поддержка и благодарность — в стрессовых ситуациях (а адаптация к удаленке таковой является) особенно важно чувствовать свою необходимость, потому не забывать говорить «спасибо»сотрудникам, будьте готовы оказать помощь и не бойтесь о ней попросить;
• голосовое и видеообщение — переписки в мессенджерах не всегда передают настроение, тон, эмоции, потому по 10-20 минут в день созванивайтесь с членами команды, не только для обсуждения рабочих вопросов, но и просто для общения на отвлеченные темы;
• создание единого информационного поля — следует организовать место, где можно делиться новостями компании и обсуждать нововведения.

Совместный отдых в нерабочее время — это способ избежать эмоционального выгорания и метод поддержания командного духа. При работе в удаленном доступе следует находить с коллегами точки соприкосновения, не связанные непосредственно с профессиональной деятельностью. Может быть, вы захотите вечером поиграть с коллегами в онлайн-игру или обсудить любимые книги. Такие мелочи и делают коллектив настоящей командой, способной преодолеть любые трудности.

Как бы ни было тяжело привыкнуть к удаленной работе в крупной компании или маленькой фирме, в этом виде деятельности есть масса преимуществ, а умение адаптироваться — пожалуй, одно из ключевых в современном переменчивом мире. Научившись справляться со сложностями, приспосабливаться к новым условиям и определившись, как повысить эффективность на удаленке, вы станете более полезны в профессиональном плане.

Старайтесь не просто понять, как работать по удаленному доступу, но и воспользоваться всеми плюсами дистанционной деятельности. Например, время, которое раньше тратили на поездки в офис и обратно, можете посвятить своему хобби.

Возможно, Вам будет интересно

Удаленная работа: истории успеха компаний
Удаленная работа в цифрах