Was ist ein SMTP-Server und wofür brauche ich einen?

SMTP-Server – diesen Begriff habt ihr womöglich schon häufig gehört oder gelesen, ohne eine vernünftige Erklärung zu bekommen, was es eigentlich ist. Nun: Ein SMTP-Server ist einfach ausgedrückt ein Server, der für den E-Mail-Transport vom Absender zum Empfänger verantwortlich ist. Ein SMTP-Server kann auch große Mengen an E-Mails sicher und zuverlässig verschicken. Dazu nutzt dieser Server – auch ‘Relay’ genannt – ein spezielles Kommunikationsprotokoll namens SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).

Das ist also die ganz grundlegende Funktion eines SMTP-Servers. In diesem Beitrag möchte ich näher auf den Begriff eingehen und euch anhand leicht verständlicher Beispiele die näheren Details erklären.

Was ist ein SMTP-Server und wie funktioniert er?

Ein SMTP-Server verarbeitet ausgehende E-Mail-Nachrichten, um die Zustellung an den gewünschten Empfänger zu ermöglichen. Man bezeichnet SMTP-Server deshalb auch als Postausgangsserver. Die Bezeichnung SMTP-Server stammt daher, dass dieser Server sich des Simple Mail Transfer Protocol (SMPT) bedient – eines speziellen Kommunikationsprotokolls.

Ihr könnt euch einen SMTP-Server ähnlich wie ein Postamt vorstellen: Wenn ihr einen Brief verschickt, schreibt ihr den Namen und die Adresse des Empfängers auf den Umschlag. Damit der Brief auch ankommt, muss er aber zunächst ins Postamt gebracht und in die richtige Richtung versendet werden.

So funktioniert ein SMTP-Server:

1. Ihr schreibt eine E-Mail in eurem E-Mail-Programm, auch E-Mail Client genannt. Outlook, Thunderbird oder Apple Mail sind Beispiele für solche Clients. Wenn die E-Mail fertig ist, klickt ihr auf “Senden”.
2. Euer E-Mail Client verbindet sich mit dem SMTP-Server eures E-Mail-Anbieters. Solche E-Mail Anbieter (Provider) sind zum Beispiel Gmail, Yahoo, Web.de oder GMX.
3. Der SMTP-Server eures Anbieters prüft, ob die E-Mail-Adresse des Empfängers gültig ist.
4. Der SMTP-Server leitet eure E-Mail weiter. Sie geht an den SMTP-Server des E-Mail-Anbieters eures Empfängers. Man bezeichnet das als SMTP-Relay.
5. Nun wird die Mail zugestellt. Der SMTP-Server des Empfängers nimmt die Mail an und speichert sie im Posteingang des Empfängers.

Ein Beispiel:

Ihr versendet E-Mails mit Yahoo. Eure Freundin Paula nutzt Gmail. Ihr sendet eine E-Mail an Paula. Euer E-Mail-Programm verbindet sich mit dem SMTP-Server von Yahoo. Yahoos SMTP-Server prüft, ob Paulas E-Mail-Adresse gültig ist. Dann sendet er die E-Mail an den SMTP-Server von Gmail. Der SMTP-Server von Gmail speichert die E-Mail in Paulas Posteingang.

Welche Bedeutung haben SMTP-Server fürs E-Mail Marketing?

Privatpersonen verschicken ihre E-Mails zwar womöglich über den SMTP-Server ihres E-Mail-Anbieters. Sie benötigen in der Regel jedoch keinen eigenen SMTP-Server.

Im E-Mail Marketing ist es hingegen oft unverzichtbar, einen eigenen SMTP-Server zu besitzen. Das hat mehrere Gründe, die mit der Reputation, Zustellbarkeit, Sicherheit und Performance des E-Mail Marketings zu tun haben. Auf diese Punkte gehe ich im nächsten Abschnitt detailliert ein.

Warum sollte ich einen SMTP Server verwenden?

Wenn ihr regelmäßig große Mengen an E-Mails versendet, oder wenn die Kommunikation via E-Mail elementar für euer Geschäftsmodell und eure tägliche Arbeit ist, solltet ihr auf einen eigenen SMTP-Server setzen. Dieser bietet euch zahlreiche Vorteile – die wichtigsten darunter sind:

Verbesserte Reputation

Die Reputation eurer Domain spielt eine entscheidende Rolle bei der Zustellbarkeit bzw. Zustellungsrate eurer E-Mails. E-Mails, die über eine seriöse Domain und einen eigenen SMTP-Server versendet werden, haben eine höhere Reputation, sprich: einen besseren Ruf. Sie werden also deutlich seltener als Spam erkannt.

Außerdem habt ihr mit einem eigenen Server volle Kontrolle über die SMTP-Einstellungen und könnt euren Server so konfigurieren, dass eure E-Mails nicht automatisch als Spam klassifiziert werden.

Verbesserte Performance

Privatpersonen schicken eine Handvoll oder höchstens einige Dutzend E-Mails am Tag. Im E-Mail Marketing müssen hingegen teils zehntausende E-Mails pro Tag versendet werden.

Kostenlose E-Mail Anbieter haben oft eine begrenzte Zahl an E-Mails, die man pro Tag versenden kann. So soll das Versenden von Spam-Mails erschwert werden. Mit einem eigenen SMTP-Server gibt es diese Beschränkungen nicht – ihr könnt so viele E-Mails versenden, wie ihr möchtet-

Außerdem könnt ihr einen eigenen Server in den SMTP-Einstellungen so konfigurieren, dass eure E-Mails insgesamt schneller versendet werden. Dabei könnt ihr den E-Mail-Versand entsprechend skalieren, zum Beispiel je nachdem, ob ihr eher wenige, dafür jedoch etwas größere (bildlastige) E-Mails verschickt, oder ob ihr zu bestimmten Zeitpunkten sehr viele E-Mails auf einmal losschickt.

Mehr Sicherheit

Ein eigener SMTP-Server bedeutet auch ein Plus an Sicherheit: Ihr könnt damit nicht nur verhindern, dass ausgehende E-Mails als Spam markiert werden, sondern auch den Empfang solcher Mails mit einem oder mehreren Spam-Filtern verhindern.

Ihr könnt außerdem Authentifizierungsprotokolle wie DKIM, SPF, DMARC und BIMI einrichten und eure Identität als Absender gewissermaßen verifizieren. So verhindert ihr Phishing-Angriffe, was einerseits die Sicherheit für eure Empfänger und andererseits eure Glaubwürdigkeit und somit auch die Zustellbarkeit eurer E-Mails deutlich verbessert.

Schon gewusst? Es gibt zahlreiche Wege, wie ihr die Zustellbarkeit eurer E-Mails verbessern könnt. Mein Kollege Michal Leszczynski hat dem Thema einen eigenen Beitrag gewidmet: So optimierst du die Zustellbarkeit deiner E-Mails.

Flexibilität, Individualität und Redundanz

Wahrscheinlich seht ihr es schon: Ein eigener SMTP-Server bedeutet für all diejenigen, die große Mengen an Mails versenden, ein deutliches Plus an Flexibilität, Individualität und Verlässlichkeit.

Euren eigenen SMTP-Server könnt ihr ganz flexibel so konfigurieren, dass er euren individuellen Anforderungen und Plänen entspricht. Ihr könnt ihn zudem perfekt in eure individuelle, bestehende Infrastruktur und Arbeitsumgebung integrieren. Beispielsweise könnt ihr in Kombination mit einer Newsletter-Software tiefgreifende E-Mail Analytics durchführen und Kampagnen minutengenau planen.

Je nachdem, wie kritisch die E-Mail-Kommunikation für eurer Unternehmen ist, könnt ihr euren SMTP-Server außerdem mit einer Redundanz ausstatten: Ihr könnt euren E-Mail-Server dann so einstellen, dass die E-Mail-Zustellung auch dann funktioniert, wenn der Server ausfällt. Das funktioniert beispielsweise mit einem sogenannten Hot Standby oder Cold Standby, bei denen ein zweiter Server bei einem Ausfall des ersten SMTP-Servers einspringt. Das geht allerdings auch mit höheren Kosten einher.

Welche Anbieter nutzen SMTP Server?

Zahlreiche Anbieter nutzen SMTP-Server zum Versand von E-Mails. Dazu gehören E-Mail Provider, Hosting-Anbieter und Anbieter von Newsletter Tools und Marketing-Plattformen.

Das sind die wohl bekanntesten Anbieter, die SMTP-Server nutzen:

E-Mail-Provider:

• Gmail (Google)
• Outlook/Office 365/Microsoft 365
• Yahoo! Mail
• GMX
• Web.de

Hosting-Anbieter:

• IONOS/1&1
• Strato
• O2
• GoDaddy
• Hostinger
• Hetzner

E-Mail-Marketing-Plattformen:

• GetResponse
• Mailchimp
• ActiveCampaign
• CleverReach
• Brevo (ehemals Sendinblue)

Tipp: Ihr wollt eine SMTP-Integration mit GetResponse einrichten? Wir zeigen euch, wie das geht! Hier erfahrt ihr mehr dazu: Wie richte ich eine SMTP-Integration ein?

SMTP Error Codes: Kurzübersicht über die häufigsten SMTP-Fehler

Mit einem eigenen SMTP-Server habt ihr deutlich mehr Kontrolle über den Versand und Empfang von E-Mails. Ein Plus an Kontrolle geht aber auch mit einem Plus an Verantwortung einher. Bedeutet konkret: Ihr werdet womöglich Error Codes erhalten, wenn ihr euch mit euren SMTP-Einstellungen beschäftigt.

Das mag zunächst nervig und überfordernd erscheinen – ist in den meisten Fällen aber gar nicht schlimm. Ihr müsst nur wissen, was die Error Codes bedeuten, wieso sie entstehen und wie ihr sie beseitigt. Deshalb gebe ich euch hier eine kurze Übersicht über die häufigsten SMTP-Codes.

Experten-Tipp: Nicht alle Codes sind Fehler. Manche SMTP Codes geben euch lediglich Informationen.

SMTP Code und Nachricht	Bedeutung	Erforderliche Maßnahmen
Klasse 2 – Fehlermeldungen
220. The server is ready.	Der Server ist bereit, Befehle auszuführen.	Alles gut – das System funktioniert und wartet auf Eingaben.
250. Requested mail action OK completed	Die E-Mail wurde erfolgreich versandt.	Zurücklehnen und auf Antworten warten.
252. Cannot VRFY the user – will attempt to deliver.	Der Server hat die Adresse des Empfängers als gültig erkannt, konnte sie aber nicht verifizieren. Der SMTP wird dennoch versuchen, die Mail zuzustellen.	Die E-Mail sollte trotzdem zugestellt werden können. Es lohnt sich jedoch, die Korrektheit der Empfänger-Adresse erneut zu prüfen, wenn man einen 252-Code erhält.
Klasse 3 – Antwort-Codes
354. Start mail input; end with <CRLF>, <CRLF>.	Diese Meldung ist eine Antwort des Servers: Er hat die Absender- und Empfängerdaten erfolgreich abgerufen wartet auf eine Eingabe in “Body”.	Dieser Code ist lediglich ein Status-Update. Es sind keine Fehlerbehebungen erforderlich.
Klasse 4 – Antwort-Codes
421. Service not available.	Ein temporärer Fehler, der durch eine Abschaltung des Empfänger-Servers hervorgerufen wird.	Konfiguriere den SMTP-Server in deinem Mail-Client neu. Entferne dein Konto aus dem Client und melde dich erneut an. Ändere Sie den Sende-Port von 25 auf 587 (Wir empfehlen, 465 oder 2525 nicht zu verwenden, da beide nicht RFC-konform sind). Deaktiviere das VPN-Netzwerk, falls du eins verwendest. Bitte ansonsten den Provider, den E-Mail Server auf die Whitelist zu setzen.
442. The connection was dropped in transmission	Probleme mit der Internetverbindung.	Starte deinen Router neu oder behebe die Verbindungsprobleme anderweitig. Gegebenenfalls liegt der Fehler auch bei deinem Internetprovider.
Klasse 5 – Permanente Fehler
550. Requested actions not taken. Inbox unavailable	Die Adresse des Empfängers existiert nicht. Ein 550-Fehler wird auch angezeigt, wenn die Absenderadresse ungültig ist. Der Server gibt 550 zurück, wenn ein Absender versucht, E-Mails von Adressen zu senden, für die eine SMTP-Authentifizierung erforderlich ist, ohne die nötigen Informationen anzugeben.	Prüfe, ob du dich bei Absender- oder Empfängeradresse vertippt hast. Prüfe, ob deine IP-Adresse auf einer Blacklist steht und ändere gegebenenfalls die Adresse. Ändere den SMTP-Port. Der Standard-SMTP-Port 25 wird häufig für Spam-Mails verwendet, so dass die Provider ihn eher entsprechend kennzeichnen. Aktiviere die SMTP-Authentifizierung in deinem Browser.
554. Transaction failed.	Du erhältst Code 554, wenn die Zustellung der E-Mail durch die Firewall des Empfängers blockiert wird oder wenn die Empfängeradresse nicht existiert.	Prüfe die Empfängeradresse auf Tippfehler. Prüfe, ob deine IP auf einer Blocklist steht. Bitte den Empfänger, deine Adresse auf eine Whitelist zu setzen.
500. Syntax error. Command not recognized.	Der Befehl, den du zu senden versucht hast, stimmt nicht mit der Liste der bekannten SMTP- oder ESMTP-Anfragen überein.	Könnte womöglich an deiner Firewall oder Antivirensoftware liegen. Wenn du sicher bist, dass der Befehl existiert, kannst du versuchen, diese Sicherheitstools vorübergehend zu deaktivieren und den Befehl erneut auszuführen.
523. The total size of the sending exceeds limits.	Zu viele Adressen im CC- oder BCC-Feld.	Unterteile deine Kontaktliste in kleinere Listen.

SMTP-Server: Im E-Mail Marketing oft unverzichtbar

Ihr seht: Wir haben wahrscheinlich fast alle schon häufig von SMTP-Servern und ihrer Arbeit profitiert, ohne es zu merken. Als ‚normaler‘ E-Mail-Versender müssen wir uns auch gar nicht großartig mit dieser Technologie befassen.

Im E-Mail-Marketing – und auch überall sonst, wo große Mengen E-Mails zuverlässig versendet werden müssen – ist es aber häufig unverzichtbar, sich mit der Funktion von SMTP-Servern zu befassen, denn: Wer regelmäßig sehr viele E-Mails versenden möchte und auch möchte, dass diese wohlbehalten ihre Empfänger erreichen, kommt oft nicht um einen eigenen SMTP-Server oder zumindest ein SMTP-Relay herum.

Stattdessen könnt ihr

FAQ: Die häufigsten Fragen rund um SMTP Server

Ist Gmail ein SMTP Server?

Nein, Gmail ist kein SMTP-Server. Es handelt sich um einen E-Mail-Dienst bzw. E-Mail Provider. Gmail bietet jedoch SMTP-Serveradresse, mit denen du E-Mails über Gmail via SMTP versenden kannst.

Stellt euch als Beispiel die klassische Briefpost auf Papier vor: Wenn ihr einen Brief schreibt, ist der E-Mail Client (z.B. Microsoft Outlook) das Briefpapier. Gmail ist in diesem Beispiel der Briefkasten vor eurem Haus. Um den Brief zu verschicken, bringt Gmail den Brief zum Postamt – das ist der SMTP-Server. Und ja, so einen Server besitzt Gmail. Der Domainname lautet smtp.gmail.com. Zu den Konfigurationsoptionen gehören Port 25, 465 oder 587.

Brauche ich einen SMTP Server, um E-Mails zu versenden?

Nein. Zumindest braucht ihr keinen eigenen SMTP-Server, um E-Mails zu versenden. Ihr könnt auch einfach einen kostenlosen Webmail-Anbieter für den E-Mail-Versand nutzen.

Wenn ihr große Mengen an E-Mails versenden wollt, beispielsweise im Rahmen von E-Mail Marketing oder weil ihr ein großes Unternehmen seid, kann ein eigener SMTP-Server hilfreich sein.

Stattdessen könnt ihr aber auch sogenannte SMTP-Relay-Dienste oder eine E-Mail Marketing Plattform wie GetResponse verwenden. GetResponse gehört zu den Marketing-Plattformen, die auch SMTP-Provider sind. Zudem sind wir Mitglied von Organisationen wie M3AAWG, CSA und SpamSignal und setzen branchenführende Technologien wie SpamAssassin ein, um die E-Mail-Zustellbarkeit unserer Kunden zuverlässig hoch zu halten. So können wir mit Stolz sagen, dass unsere Gesamtzustellbarkeitsrate aktuell bei 99 Prozent liegt.

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